TIN HỌC VĂN PHÒNG

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint để tạo slide và trình chiếu

Trong bài viết này Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint tạo nội dung slide và trình chiếu. PowerPoint là phần mềm chuyên về trình chiếu, nó là một phần của bộ Microsoft Office, có sẵn cho cả máy tính Windows và Mac.

Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint để tạo slide và trình chiếu
Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint để tạo slide và trình chiếu

Tạo tài liệu PowerPoint Mới

Bước 1: Mở phần mềm PowerPoint.

  • Nhấn chuột hoặc nhấn đúp vào biểu tượng ứng dụng PowerPoint, nó giống như hộp màu cam có chữ “P” màu trắng trên đó để mở trang mẫu PowerPoint.
cách sử dụng Powerpoint - Tạo tài liệu PowerPoint Mới -  Mở phần mềm PowerPoint
cách sử dụng Powerpoint – Tạo tài liệu PowerPoint Mới – Mở phần mềm PowerPoint

Bước 2: Xem các mẫu(templates) PowerPoint có sẵn.

  • Cuộn để xem các trang mẫu và tìm mẫu Powerpoint mà bạn thích.
cách sử dụng Powerpoint - Tạo tài liệu PowerPoint Mới - Xem các mẫu(templates) PowerPoint có sẵn
cách sử dụng Powerpoint – Tạo tài liệu PowerPoint Mới – Xem các mẫu(templates) PowerPoint có sẵn

Bước 3: Xem trước một mẫu(template).

  • Nhấn vào mẫu(template) mà bạn muốn xem trước, khi bạn nhấn chọn mẫu một cửa sổ sẽ mở.

Chú ý: Nếu bạn không muốn sử dụng mẫu đó, bạn chỉ cần nhấn vào nút x(đóng) hoặc nhấn phía ngoài cửa sổ và bỏ qua 2 bước tiếp theo.

cách sử dụng Powerpoint - Tạo tài liệu PowerPoint Mới -  Xem các mẫu(templates) PowerPoint có sẵn
cách sử dụng Powerpoint – Tạo tài liệu PowerPoint Mới – Xem các mẫu(templates) PowerPoint có sẵn

Bước 4: Chọn Theme nếu có.

Nhiều template có bảng màu hoặc chủ đề khác nhau ở bên phải của cửa sổ; bấm vào một trong những hộp này sẽ thay đổi bảng màu và/hoặc chủ đề cho mẫu(template).
Chú ý: Bỏ qua bước này nếu mẫu(template) đã chọn không có bất kỳ “chủ đề”(themes) nào sẵn dùng.

Tạo tài liệu PowerPoint Mới - Chọn Theme nếu có
Tạo tài liệu PowerPoint Mới – Chọn Theme nếu có

Bước 5: Nhấn Tạo(Create) tài liệu Powerpoint mới.

Nhìn ở góc bên dưới của cửa sổ, nhấn vào Create để tạo bảng trình bày PowerPoint

Tạo tài liệu PowerPoint Mới - Nhấn để Tạo(Create)
Tạo tài liệu PowerPoint Mới – Nhấn để Tạo(Create)

Tạo “trang tiêu đề”(Title Slide)

Bước 1: Hiểu trang tiêu đề”(Title Slide).

  • Khác với phần còn lại của bản trình bày PowerPoint, Title Slide hoàn toàn không có nội dung khác ngoài tiêu đề và phụ đề.
Hiểu Title Slide(Slide hay trang tiêu đề) - cách sử dụng Powerpoint
Hiểu Title Slide(Slide hay trang tiêu đề) – cách sử dụng Powerpoint

Chú ý: Nếu bạn đang tạo bản trình bày PowerPoint mà có tiêu đề quá dài hoặc phức tạp , hãy bỏ qua bước này.

Bước 2: Thêm tiêu đề(Title).

Nhấn vào hộp văn bản lớn ở giữa trang chiếu đầu tiên, sau đó nhập tiêu đề.

Thêm tiêu đề(Title) - cách sử dụng Powerpoint
Thêm tiêu đề(Title) – cách sử dụng Powerpoint


Chú ý: Bạn có thể thay đổi phông chữ và kích thước của văn bản.

Bước 3: Thêm phụ đề(Subtitle).

Nhấn vào hộp văn bản nhỏ hơn bên dưới hộp “tiêu đề”(title), sau đó nhập “phụ đề”(subtite) .
Lưu ý: Bạn cũng có thể để trống tiêu đề phụ.

Thêm phụ đề(Subtitle) - cách sử dụng Powerpoint
Thêm phụ đề(Subtitle) – cách sử dụng Powerpoint

Bước 4: Sắp xếp lại các hộp văn bản tiêu đề.

Đặt con trỏ chuột trên một trong các cạnh của hộp tiêu đề, sau đó bấm và kéo hộp xung quanh trang chiếu và chọn vị trí ban muốn đặt tiêu đề trong trang.

Sắp xếp lại các hộp văn bản tiêu đề - cách sử dụng Powerpoint
Sắp xếp lại các hộp văn bản tiêu đề – cách sử dụng Powerpoint


Tips: Bạn cũng có thể nhấp và kéo ra hoặc vào một trong các góc của hộp văn bản để thu nhỏ hoặc phóng to hộp văn bản.

Bước 5: Bấm tab “Chuyển tiếp”(Transitions).

 Bấm tab "Chuyển tiếp"(Transitions).
Bấm tab “Chuyển tiếp”(Transitions)

“Chuyển tiếp”(Transitions) nằm ở trên thanh menu của PowerPoint. Sau khi bạn nhấn Transitions nó sẽ đưa ra một danh sách các hiệu ứng chuyển tiếp slide .

Bước 6: Chọn hiệu ứng “chuyển tiếp”(transition) cho trang tiêu đề của bạn.

Chọn  hiệu ứng "chuyển tiếp"(transition) cho trang tiêu đề của bạn
Chọn hiệu ứng “chuyển tiếp”(transition) cho trang tiêu đề của bạn

Bấm vào chọn hiệu ứng chuyển tiếp mà bạn muốn dùng.

Thêm một Slide mới

Bước 1: Chọn tab Insert(Chèn).

Trên thanh Ribbon menu, bạn chọn Tab Insert hoặc bạn có thể nhấn phím tắt “Alt + N”

cách sử dụng Powerpoint - Thêm một Slide mới  - Chọn tab Insert(Chèn)
cách sử dụng Powerpoint – Thêm một Slide mới – Chọn tab Insert(Chèn)


Chú ý: Trên máy Mac, bạn sẽ bấm tab Home thay vì Insert

Bước 2: Chọn “Trang chiếu Mới”(New Slide)▼.

Trên thanh công cụ bạn chọn “New Slide ” , khi bạn chọn một menu thả xuống xuất hiện như hình bên dưới.

  • Trên máy Mac bạn sẽ chọn bên phải “New Slide”
  • Nếu bạn nhấn “hộp hình màu trắng” phía trên tùy chọn “New Slide ” có nghĩa là bạn tạo một slide trình chiếu mới.
cách sử dụng Powerpoint - Thêm một Slide mới - Chọn "Trang chiếu Mới"(New Slide)
cách sử dụng Powerpoint – Thêm một Slide mới – Chọn “Trang chiếu Mới”(New Slide)

Bước 3: Chọn một loại Slide.

Trong menu thả xuống, hãy chọn loại slide và thêm nó vào bản trình bày của bạn:

  1. Title Slide(Trang chiếu Tiêu đề)
  2. Title and Content(Tiêu đề và Nội dung)
  3. Section Header(Tiêu đề Phần)
  4. Two Content(Hai nội dung)
  5. Comparison(Sự so sánh)
  6. Title Only(Chỉ tiêu đề)
  7. Blank(Trống)
  8. Content with Caption(Nội dung với Chú thích)
  9. Picture with Caption(Ảnh với Chú thích)
cách sử dụng Powerpoint – Thêm một Slide mới –Chọn một loại Slide

Bước 4: Thêm slide mà bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần.

Bạn có thể thêm 1 hoặc vài slide mới, khi bạn thêm như vậy bạn có thể có thêm nhiều ý tưởng hơn cho bản trình chiếu của mình.

cách sử dụng Powerpoint – Thêm một Slide mới – Thêm slide mà bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần

Bước 5: Định vị lại trang chiếu .

Khi bạn có nhiều hơn một slide trong bản trình bày PowerPoint, bạn có thể di chuyển thứ tự các trang chiếu bằng cách bấm và kéo hộp xem trước của trang chiếu.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm một Slide mới - Định vị lại trang chiếu .
cách sử dụng Powerpoint – Thêm một Slide mới – Định vị lại trang chiếu .

Chú ý:
Title Slide nên là slide đầu tiên, vì vậy bạn không cần đổi thứ tự slide này.

Thêm nội dung đến Slide

Bước 1: Chọn slide(trang chiếu).

Trong cột bên trái của bản xem trước trang chiếu, hãy bấm vào trang chiếu mà bạn muốn sửa. Slide bạn chọn sẻ trong cửa sổ bản trình bày chính.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm nội dung đến Slide - Chọn slide(trang chiếu
cách sử dụng Powerpoint – Thêm nội dung đến Slide Chọn slide(trang chiếu

Bước 2: Tìm text box.

Bạn chon Text box để thêm văn bản vào.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm nội dung đến Slide - text box.
cách sử dụng Powerpoint – Thêm nội dung đến Slide text box.


Lưu ý: Bỏ qua bước này và hai bước tiếp theo nếu trang chiếu đã chọn của bạn sử dụng mẫu(template) không có “text box”(hộp văn bản) trong đó.

Bước 3: Thêm văn bản vào trang chiếu.

Bấm vào hộp văn bản, sau đó nhập nội dung vào Textbox.
Hộp văn bản trong PowerPoint sẽ tự động định dạng văn bản của bạn (ví dụ: thêm dấu đầu dòng) dựa trên ngữ cảnh của chính nội dung.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm nội dung đến Slide -Thêm nội dung đến Slide - text box.
cách sử dụng Powerpoint – Thêm nội dung đến Slide Thêm nội dung đến Slide text box.

Bước 4: Định dạng văn bản.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm nội dung đến Slide - Định dạng văn bản
cách sử dụng Powerpoint – Thêm nội dung đến Slide Định dạng văn bản
  • Chọn văn bản bạn muốn thay đổi, sau đó bấm tab Home và xem lại các tùy chọn định dạng văn bản của bạn trong phần “font” của thanh công cụ.
  • Bạn có thể thay đổi font của văn bản đã chọn bằng cách nhấn vào tên của font chữ hiện tại rồi bấm chọn font chữ mà bạn .
  • Nếu bạn muốn thay đổi kích thước của văn bản, hãy bấm vào hộp thả xuống được đánh số và sau đó bấm vào một số lớn hơn hoặc nhỏ hơn dựa trên việc bạn muốn phóng to hay thu nhỏ văn bản.
  • Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc, in đậm, nghiênh, gạch chân, v.v. .

Bước 5: Thêm ảnh vào trang chiếu.

Nếu bạn muốn thêm ảnh vào trang chiếu của mình, hãy bấm tab Insert(Chèn), sau đó bấm Pictures(Ảnh) trong thanh công cụ và chọn ảnh.

cách sử dụng Powerpoint  - Thêm ảnh vào trang chiếu
cách sử dụng Powerpoint – Thêm ảnh vào trang chiếu

Bước 6: Sắp xếp lại nội dung của trang chiếu.

Cũng giống như slide tiêu đề, bạn có thể di chuyển các mục xung quanh trang chiếu bằng cách bấm chuột và kéo chúng lên xuống.

cách sử dụng Powerpoint - Thêm ảnh vào trang chiếu -Sắp xếp lại nội dung của trang chiếu
cách sử dụng Powerpoint – Thêm ảnh vào trang chiếu –Sắp xếp lại nội dung của trang chiếu

Bước 7: Lặp lại điều này cho mỗi slide trong bản trình bày của bạn.

Hãy nhớ giữ cho các slide gọn gàng . Tốt nhất là giữ số lượng văn bản trên mỗi slide khoảng 33 từ hoặc ít hơn.

Thêm hiệu ứng chuyển tiếp(Transitions)

Bước 1: Chọn một Slide(trang chiếu).

Ở cột bên trái của cửa sổ PowerPoint, hãy bấm vào Slide(trang chiếu) mà bạn muốn thêm hiệu ứng chuyển tiếp.

Bước 2: Bấm tab Transitions(Chuyển tiếp).

Nó ở đầu cửa sổ PowerPoint.

Bước 3. Xem trước và chọn hiệu ứng chuyển tiếp”(Transitions) để sử dụng.

Trong danh sách “Transitions to this slide” bâm chọn một hiệu ứng mà bạn thấy ok

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo hiệu ứng trong Powerpoint

Kiểm tra và file lưu lại trình chiếu

Bước 1: Xem lại PowerPoint.

Sau khi bạn đã thêm đầy đủ nội dung cho bản trình bày PowerPoint, hãy lướt từng slide để xem lại một lần nữa.

Bước 2: Bấm tab “Slide Show.

Thanh công cụ Trình chiếu sẽ mở ra.

Bước 3: Bấm “From Beginning”.

Bản trình bày PowerPoint của bạn sẽ mở trong dạng trình chiếu.

Bước 4: Xem qua trình chiếu.

Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để xem lần lượt các slide ở chế độ trình chiếu.
Nếu bạn muốn thoát khỏi trình chiếu , nhấn Esc

Bước 5: Lưu PowerPoint của bạn.

Windows – File -> bấm Save, bấm đúp vào PC này, chọn vị trí lưu, nhập tên cho file Powerpoint và bấm Save.
Mac – Bấm File, bấm “Save As”…, nhập tên bản trình bày trong trường “Save As”, chọn vị trí lưu bằng cách bấm vào hộp “Where-Ở đâu” và bấm vào thư mục, rồi bấm Save.

Bổ sung: Bạn có nhấn “Ctrl +S” để lưu thay vì phải chọn File – >Save

Trên đây là bài viết Hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint để tạo slide và trình chiếu

Xem thêm:

Hướng dẫn cách tạo hiệu ứng trong Powerpoint

Hướng dẫn cách chuyển Powerpoint sang video