TIN HỌC VĂN PHÒNG

Tìm hiểu Cell trong excel dễ hiểu số 1

Excel thường được dân văn phòng gọi là một bảng tính(table), dùng để tính toán nhanh các thông tin bảng lương, nhân sự … Cell là một thành phần cơ bản của excel, là tế bào, là xương sống để cấu thành một bảng dự liệu tính.

Khi mở bảng tính hay tạo một bảng tính thì mặc định cell ở vị trí đầu tiên được chọn. Các cell trong excel còn lại sẽ được thể hiện mờ hơn như hình bên dưới

Cell mặc định khi mở excel
Cell mặc định khi mở excel

Thành phần của Cell trong excel

Cell trong excel được đánh dấu bằng cột (column) và hàng (row). Tên Cell được bắt đầu bằng tên cột + tên hàng. Theo quy tắc cột trước hàng sau, ta có thể dễ dàng nhớ cũng như xác định nhanh khi trao đổi.

Ví dụ: Xác định tên của cell chứa giá trị bằng 100.

  • Giải bài tập theo cách sau: trong bảng tính ta thấy ô có giá trị 100, từ ô này ta chiếu lên phía trên bảng tính để lấy tên cột, sau đó làm tương tự chiều sang ngang để lấy tên hàng. Sau đó ghép tên cột trước với tên hàng ta được tên cell trong excel. Quy tắc: Tên Cell = <Tên Cột><Tên hàng>
  • Theo bảng tính bên dưới ta có cell chứa giá trị 100 ở cột D và hàng 18 nên ta gọi là Cell D18.
  • Cùng bảng tính bên dưới ta có cell chứa tên người “Nguyễn Văn B” ở cột C và hàng 18 hay là C18.
  • Cell chứa tên người “Nguyễn Văn A” ở cột B và hàng 18 hay Cell B18.
Xác định Cell name trong excel
Xác định Cell name trong excel

Việc xác định tên của Cell trong excel rất quan trọng. Vì tên cell là định danh duy nhất trong một bảng tính, được dùng để truy xuất giá trị cell (ô) trong các hàm của excel, dùng để giao tiếp hay thao tác nhanh đến vị trí của ô.

Chú ý trong lúc xác định tên cell:

  • Cell hiện hành hay cell đang chứa con trỏ thao tác sẽ có viền màu xanh lá cây, tên cột và tên hàng của cell này sẽ được tô màu xám.
  • Giá trị dữ liệu của cell nằm trên nhiều cột thì tên cột của cell sẽ lấy cột đầu tiên.
  • Giá trị dữ liệu của cell trong excel nằm trên nhiều hàng thì tên hàng trên cùng (nhỏ nhất) được lấy là tên hàng của cell.
  • Ví dụ trên, ta có cell chứa chuỗi “Dữ liệu” nằm trên ba cột (B, C, D) và 2 hàng ( 16, 17) nhưng tên cell vẫn là B16.

Cell hiện hành

Cell hiện hành là cell đang chứa con trỏ, dùng để nhập dữ liệu hay thao tác, định dạng.

Dữ liệu cell hiện hành thể hiện ở 2 nơi:

  • Ví trí 1: dùng để nhập công thức hay cách chuỗi dài
  • Vị trí 2: dùng để nhập nhanh, sửa nhanh dữ liệu của cell.
  • Cả 2 vị trí nhập đều tác động lên giá trị của cùng ô hiện hành. Bên dưới là ô B17.
cell hiện hành trong excel
cell hiện hành trong excel

Di chuyển nhanh đến cell trong excel

  • Dùng chuột di chuyển nhanh đến vị trí cell cần tìm: cách này hiện quả đối với bảng tính nhỏ.
  • Nhập tên cell vào text tìm kiếm nhanh và nhấn Enter.
Tìm kiếm cell trong excel
Tìm kiếm cell trong excel
  • Dùng Find Select > Go To hoặc hot key (Ctrl + G), sau đó nhập vào địa chỉ tìm kiếm và nhấn OK.
Cách tìm kiếm cell trong excel
Cách tìm kiếm cell trong excel

Dữ liệu của cell trong excel

Dữ liệu của cell trong excel ở nhiều dạng khác nhau. Như chuỗi (TEXT), số (NUMBER), ngày (DATE), thời gian (TIME), LOGIC (TRUE/FALSE), phần trăm (%), tiền bạc ($/vnd/..)…

Dữ liệu của cell trong excel mặc định là Gerneral, tùy vào dữ liệu người dùng nhập vào là gì thì excel sẽ auto chuyển về dạng TEXT, số, ngày tháng… để tính toán dễ dàng.

Các dạng dữ liệu của cell trong excel
Các dạng dữ liệu của cell trong excel

Chức năng của cell trong excel

  • Đơn vị cơ bản cấu tạo nên bản tính excel
    • Một bảng tính có thể có ít nhất 1 cell, bảng tính (table) càng đơn giản.
    • Một bảng tính cũng có thể có vô số cell, bảng tính càng lớn càng phức tạp.
  • Chứa dữ liệu
    • Chứa được hầu hết các kiểu dữ liệu cần thiết cho dân công sở từ chuỗi, số, ngày tháng … đến kiểu tiền tệ.
    • Các kiểu dữ liệu ngày tháng, thời gian sẽ được lưu dạng số serial để lưu trữ và tính toán nhanh.
    • Biểu diễn dữ liệu rõ ràng, rành mạch và tổng hợp được thông tin bảng tính.
    • Dễ dàng thao tác tìm kiếm truy xuất dữ liệu nhanh chóng, thống kê báo cáo tiện dụng.
  • Tính toán dữ liệu
    • Thao tác nhanh chóng với số lượng hàm excel đầy đủ các phép tính toán.
    • Cung cấp thao tác nhanh số lượng cell lớn đem lợi ích to lớn.
    • Tận dụng lại công thức và hàm trên nhiều bảng tính khác nhau(rất tiện dụng).

Merge cell trong excel

Dữ liệu quá lớn không thể chứa hết trong một cell hoặc muốn thể hiện giá trị tên gọi tổng hợp của nhiều đối tượng(các loại cá: cá trê, cá lóc …), cách thành phần (2 nhóm: nhóm sản xuất, nhóm vận chuyển)… Thì chúng ta có thể merge nhiều ô với nhau:

Tổng hợp theo cột: Ở ví dụ tất cả các ô đều chỉ về lớp học.

  • cell tổng hợp thể hiện điểm chung của tất cả các cell thành phần liệt kê theo cột.
  • cell tổng hợp có độ rộng bằng tổng các cell thành phần.
Cell tổng hợp trong excel
Cell tổng hợp trong excel

Tổng hợp theo hàng:

  • cell tổng hợp chứa đặc điểm của các cell thành phần theo hàng.
  • Cell tổng hợp có độ cao bằng tổng cell thành phần.
Cell tổng hợp theo hàng
Cell tổng hợp theo hàng

Split cell trong excel

Khi thể hiện các thành phần liệt kê của cell tổng hợp chúng ta thường phải chia thành nhiều cell nhỏ hơn để liệt kê các thành phần.

Cell tổng hợp hàng: chia cell thành 2 hoặc nhiều cell có độ cao = độ cao của cell tổng hợp / số lượng cell thành phần.

Cell tổng hợp cột: chia cell thành 2 hoặc nhiều cell có độ rộng = độ rộng của cell tổng hợp / số lượng cell thành phần.

Delete cell trong excel

Dùng để xóa cell dư thừa hoặc không còn sử dụng ra khỏi bảng tính.

Tìm hiểu thêm

Giá trị ngày trong excel được lưu ở dạng số sê-ri, 01/01/1900 được đánh số sê-ri là 1 và các ngày tiếp theo sẽ được tính dựa trên mốc 1900.

  • Ngày 2 tháng 1 năm 1900: có số sê ri ngày 02/01/1900 = số sê ri của 01/01/1900 + số ngày trải qua(1 ngày) = 2.
  • Ngày 1 tháng 1 năm 1901 có số sê-ri là 367. Nghĩa là đã trải qua 367 ngày từ ngày 1 tháng 1 năm 1900.
  • Ngày 1 tháng 1 năm 2000 có số sê-ri là 36520.

Tham khảo:

Một số hàm thông dụng trong excel

Một số mẹo xử lý lỗi hay gặp khi sử dụng máy tính

Trên đây là bài viết về cell trong excel khá đầy đủ hi vọng thông qua ví dụ đơn giản trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn cell. Nếu có gì không hiểu hay muốn trao đổi thêm thì các bạn cứ chat trực tiếp trên website này nhé, mình sẽ giải thích cho các bạn rõ hơn. Ngoài bài viết này các bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về cell trong tài liệu hướng dẫn sử dụng của Microsoft tại đây.

Xem thêm: