Biểu mẫu Google hay còn gọi là Google Form là một trong những công cụ linh hoạt và hữu ích của Google.
Cho dù bạn cần biểu mẫu liên hệ, câu hỏi, biểu mẫu bảng khảo sát hay danh bạ sinh viên, thì Google Form là tất cả những gì bạn cần để dễ dàng thu thập những thông tin đó.
Hãy cùng Tin Học Văn Phòng bắt đầu bằng cách tạo một biểu mẫu liên hệ để bạn có thể thấy Form Google Doc dễ sử dụng như thế nào.
Tổng hợp các bài viết hướng dẫn sử dụng Google DocsNội dung bài viết
Tạo biểu mẫu Google đầu tiên
Cách đơn giản nhất để bắt đầu tạo biểu mẫu Google là ngay từ ứng dụng Google From.
Bước 1: Truy cập vào đường link bên dưới để bắt đầu tạo biểu mẫu Google.
https://docs.google.com/formsNếu đã đăng nhập vào tài khoản Google rồi thì các bạn sẽ được chuyển hướng đến trang chủ của Google Form.
Trong trường hợp chưa đăng nhập, thì các bạn có thể làm theo hướng dẫn của bài viết bên dưới để tiến hành đăng nhập vào tài khoản Google của mình.
【Hướng Dẫn】Cách đăng nhập tài khoản GoogleBước 2: Tạo biểu mẫu Google
Từ trang chủ Google Form, các bạn chọn vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo một biểu mẫu Google trống.
Khi chọn vào dấu cộng (+), thì trình chỉnh sửa Google Form sẽ mở ra cho phép chúng ta chỉnh sửa nội dung biểu mẫu của mình.
Biểu mẫu của bạn sẽ nằm giữa màn hình, cùng với khoảng trống nằm phía trên dành cho tiêu đề và phần mô tả biểu mẫu.
Theo sau là các trường của biểu mẫu. Bấm vào một trường biểu mẫu bất kỳ để chỉnh sửa nó và thêm câu hỏi cho biểu mẫu Google.
Trình chỉnh sửa biểu mẫu rất đơn giản, bao gồm:
- Phần 1: Tên của biểu mẫu. Mặc định tên sẽ là “Untitled form”, các bạn chọn vào đây để nhập tên cho biểu mẫu của mình.
- Phần 2: Phần mô tả bểu mẫu. Các bạn nhập mô tả biểu mẫu cho người dùng hiểu về biểu mẫu của mình.
- Phần 3: Trường biểu mẫu. Mỗi trường của biểu mẫu sẽ là một câu hỏi. Các bạn nhập nội dung câu hỏi của biểu mẫu của mình tại đây.
# Mô tả chi tiết các tùy chọn
Các tùy chọn liên quan đến câu hỏi (1 đến 7):
- 1 – Nội dung câu hỏi: mặc định sẽ là “Untitled Question”, các bạn hãy nhập nội dung của câu hỏi tại đây.
- 2 – Câu trả lời cho người dùng chọn: nếu câu hỏi của bạn thuộc dạng yes/no, hoặc có một danh sách các câu trả lời để người dùng chọn thì các bạn nhập tại đây.
- 3 – Chèn hình: chèn hình ảnh vào câu hỏi.
- 4 – Loại câu hỏi: có rất nhiều loại câu hỏi mà Google cung cấp. Chúng ta sẽ tìm hiểu từng loại câu hỏi ở phần sau của bài viết.
- 5 – Copy: nếu có nhiều trường (hay câu hỏi) cùng loại, dùng chức năng copy này rồi chỉnh sửa lại cho câu hỏi mới sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho chúng ta.
- 6 – Xóa: xóa trường hay câu hỏi.
- 7 – Bắt buộc: bật tùy chọn này lên sẽ yêu câu người dùng bắt buột phải trả lời câu hỏi.
Các tùy chọn liên quan đến biểu mẫu (8 đến 13):
- 8 – Thêm câu hỏi: thêm câu hỏi mới cho biểu mẫu.
- 9 – Import câu hỏi: nhập câu hỏi từ một biểu mẫu có sẵn.
- 10 – Tiêu đề: thêm một tiêu đề con cho biểu mẫu.
- 11 – Hình ảnh: thêm hình ảnh cho biểu mẫu.
- 12 – Video: thêm video cho biểu mẫu.
- 13 – Section: thêm một section mới cho biểu mẫu (tương tự như thêm trang mới).
Các loại câu hỏi trong biểu mẫu Google
Khi thêm câu hỏi, các bạn chọn vào danh sách các loại câu hỏi để lựa chọn loại câu hỏi mình muốn thêm.
Để chọn loại câu hỏi, bạn chọn vào dropbox nằm ở phía bên phải câu hỏi như hình dưới.
Danh sách các loại câu hỏi.
Google Form cung cấp cho chúng ta 10 loại câu hỏi và 1 tùy chọn để người dùng upload file từ máy tính cá nhân.
Cùng nhau tìm hiểu tất cả các loại câu hỏi mà Google Form cung cấp nhé.
Short Answer
Đây là dạng câu hỏi yêu cầu người dùng nhập câu trả lời ngắn.
Loại câu hỏi này hoàn hảo để hỏi về: tên, địa chỉ email,…
Bạn sẽ nhận được một dòng văn bản của người dùng để trả lời câu hỏi — mặc dù người trả lời câu hỏi thực sự có thể nhập bao nhiêu chữ tùy thích.
Paragraph
Loại câu hỏi này cũng giống như Short Answer, đây là loại câu hỏi yêu câu người trả lời nhập câu trả lời bằng văn bản vào — chỉ khác Short Answer ở chỗ là văn bản dạng dài.
Multiple choice
Đây là loại câu hỏi mặc định khi bạn thêm một câu hỏi.
Loại câu hỏi này yêu cầu người dùng chọn một trong những câu trả lời mà chúng ta cung cấp sẵn. Người dùng có thể nhập câu trả lời khác ngoài những lựa chọn chúng ta đưa ra bằng cách chọn vào “Other…”.
Khi thiết kế, các bạn chọn vào “Add option” để thêm một câu trả lời để cho người dùng lựa chọn, hoặc chọn vào dấu (X) nằm bên phải của từng câu trả lời để xóa.
Checkboxes
Loại câu hỏi này cũng tương tự như “Multiple choice”, sẽ liệt kê ra một số câu trả lời sẵn để cho người trả lời lựa chọn.
Điểm khác biệt đó là: đối với “Multiple choice” thì người trả lời chỉ được chọn 1 trong số các câu trả lời chúng ta cung cấp. Còn đối với “Checkboxes” thì người dùng chọn bao nhiêu tùy thích.
Các bạn chọn vào “Add option” để thêm câu trả lời và chọ vào dấu (X) để xóa, tương tự như “Multiple choice”.
Dropdown
Cũng tương tự như “Multiple chose”, loại câu hỏi này sẽ cho phép người dùng chọn một trong số các câu trả lời mà chúng ta cung cấp.
Điểm khác biệt ở đây chính là những câu trả lời sẽ nằm trong một menu duy nhất nên sẽ rất gọn. Thích hợp cho câu hỏi mà chứa nhiều câu trả lời cho người dùng lựa chọn.
Linear scale
Cho phép người dùng chọn một số trong một dãy số từ 0 hoặc 1 đến 2 hoặc 10.
Chúng ta có thể đặt tên cho giá trị nhỏ nhất và lớn nhất của dãy giá trị. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể chèn biểu tượng cảm xúc 😍 🤣 vào tên của giá trị nhỏ nhất và lớn nhất.
Ví dụ như thiết kế như hình trên thì người dùng sẽ nhìn thấy câu hỏi như hình bên dưới.
Multiple choice grid
Đây có lẽ là loại câu hỏi khó hiểu nhất, vì ở màn hình thiết kế, các tùy chọn được hiển thị theo danh sách chứ không phải dạng lưới như chúng sẽ xuất hiện cho người đọc.
Về cơ bản, bạn sẽ thêm câu hỏi dưới dạng hàng và tùy chọn để người dùng chọn về chúng dưới dạng cột.
Theo thiết kế như hình trên, thì khi người dùng nhìn câu hỏi sẽ thấy câu hỏi như hình bên dưới.
Bạn có thể thêm bao nhiêu hàng và cột tùy thích, tuy nhiên hãy lưu ý rằng khi nhiều cột quá, người đọc sẽ phải cuộn sang phải để xem.
Checkbox grid
Tương tự như “Multiple choice grid”, nhưng người dùng có thể chọn nhiều đáp án cho một tùy chọn câu hỏi.
Ví dụ như thiết kế trên, người dùng sẽ thấy câu hỏi như hình bên dưới.
Date
Loại câu hỏi này đơn giản sẽ cho phép người dùng nhập ngày tháng vào hoặc hiển thị một popup cho người dùng chọn ngày tháng giống như hình bên dưới.
Time
Cho phép người dùng nhập vào thời gian.
File upload
Cho phép người dùng upload file. Chúng ta có thể chỉ định loại file cũng như dung lượng file mà người dùng được phép upload lên.
Section trong biểu mẫu Google
Các biểu mẫu đơn giản như form liên hệ, thông tin cá nhân,… chỉ cần một vài trường câu hỏi, nhưng đối với các biểu mẫu như là các cuộc khảo sát dài thì nó sẽ làm cho người trả lời nhanh chóng trở nên choáng ngợp với hàng tá câu hỏi trên một trang.
Đó chính là lý do mà section ra đời. Section giúp chúng ta chia biểu mẫu Google thành nhiều phần (trang) khác nhau.
Các bạn chỉ cần nhấp vào nút cuối cùng trên thanh công cụ bên phải để thêm một section mới bên dưới câu hỏi hiện tại.
Mỗi section bao gồm tiêu đề và mô tả riêng, cùng với nút mũi tên ở trên cùng phía bên phải tiêu đề, các bạn có thể chọn vào đó để hiển thị hoặc ẩn câu hỏi và giữ cho trình chỉnh sửa biểu mẫu của bạn được gọn gàng hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể kéo thả các câu hỏi giữa các section với nhau.
Khi bạn thiết kế 2 sections như trên, thì khi hiển thị cho người dùng trả lời, biểu mẫu của bạn sẽ được chia làm 2 trang như bên dưới.
Trang 1 (section 1)
Người dùng chọn “Next” sẽ qua trang 2 (section 2).
Người dùng có thể chọn “Back” để quay lại trang trước (section trước) hoặc chọn “Submit” để gửi câu trả lời.
Thiết kế biểu mẫu Google
Nhấp vào biểu tượng bảng màu ở trên cùng bên phải để chỉnh sửa thiết kế biểu mẫu Google của bạn.
Khi chọn vào biểu tượng bảng màu, thì một popup hiện ra cho phép chúng ta thiết kế, chỉnh sửa màu sắc, kiểu chữ cho biểu mẫu.
Có một số tùy chọn mà Google cung cấp cho chúng ta như:
+ Header: chúng ta có thể chọn một hình ảnh để làm ảnh tiêu đề cho biểu mẫu bằng cách chọn vào “Choose image”.
+ Theme color: chọn màu chủ đạo cho biểu mẫu.
+ Background color: chọn màu nền cho biểu mẫu.
+ Font style: chọn kiểu chữ dùng cho biểu mẫu.
Chia sẻ biểu mẫu Google
Một khi bạn đã tạo xong một biểu mẫu, và bây giờ đã đến lúc chia sẻ biểu mẫu đó với mọi người và nhận phản hồi cho các câu hỏi của bạn. Hoặc là muốn đánh giá từ team của bạn về biểu mẫu.
Dù bằng cách nào, đây là những gì bạn cần làm trong biểu mẫu của mình.
Chia sẻ với người khác để cùng chỉnh sửa biểu mẫu
Một trong những tính năng tuyệt vời của Google Form đó là bạn có thể chia sẻ biểu mẫu của mình với những người khác để họ giúp bạn xây dựng và chỉnh sửa biểu mẫu.
Để làm điều này, các bạn chọn vào dấu 3 chấm nằm phía trên bên phải của trang web -> chọn “Add collaborators”.
Sau đó, một popup sẽ hiện ra cho phép chúng ta chia sẻ biểu mẫu của mình. Tại popup này, các bạn nhập địa chỉ email của người mình muốn chia sẻ. Chọn quyền là “Editor” để người đó có thể chỉnh sửa biểu mẫu của bạn.
Cuối cùng là bấm nút “Send” để share biểu mẫu của bạn.
Cài đặt biểu mẫu Google trước khi chia sẻ
Khi bạn hoàn tất tạo biểu mẫu, hãy nhớ kiểm tra cài đặt biểu mẫu trước khi chia sẻ nó với mọi người.
Để cài đặt chia sẻ, các bạn làm theo các bước sau.
Bước 1: Mở hộp thoại cài đặt chia sẻ
Để mở hộp thoại cài đặt chia sẻ biểu mẫu, các bạn chọn vào biểu tượng hình răng cưa nằm ở phía trên bên phải trang web.
Bước 2: Chỉnh sửa cài đặt chia sẻ
Ở màn hình cài đặt chia sẻ, các bạn lưu ý 2 tab: “General” và “Presentation”. Mình sẽ giải thích chi tiết các tùy chọn cài đặt trong 2 tab này.
Tab “General”:
- Collect emails: chọn vào tùy chọn này nếu bạn muốn thu thập địa chỉ email của người trả lời biểu mẫu của mình.
- Limit to 1 reponse: giới hạn chỉ trả lời 1 lần (yêu cầu người dùng phải đăng nhập vào tài khoản Google).
- Edit after submit: người dùng có thể chỉnh sửa câu trả lời ngay cả sau khi đã gửi câu trả lời.
- See summary charts and text response: sau khi người dùng gửi câu trả lời, họ có thể xem lại câu trả lời của mình cũng như tóm tắt kết quả.
Tab “Presentation”:
- Show progress bar: hiển thị thanh trạng thái số lượng câu hỏi mà người dùng đã hoàn thành.
- Shuffle question order: hiển thị câu hỏi theo thứ tự ngẫu nhiên.
- Show link to submit another response: hiển thị đường dẫn để người dùng trả lời lại các câu hỏi trong biểu mẫu sau khi submit.
- Confirmation message: câu văn hiển thị khi người dùng gửi câu trả lời. Mặc định sẽ là “Your response has been recorded.”
Sau khi cài đặt cho biểu mẫu Google của mình xong, các bạn nhớ chọn “Save” để lưu lại cài đặt.
Chia sẻ biểu mẫu Google cho người dùng
Sau khi hoàn tất biểu mẫu cũng như các cài đặt chia sẻ, thì đã đến lúc chúng ta gửi biểu mẫu của mình cho người dùng.
Các bạn chọn vào nút “Send” (nằm ở phía trên bên phải của trang web) để gửi biểu mẫu.
Để gửi biểu mẫu, chúng ta có nhiều tùy chọn, nhưng trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn 2 cách phổ biến nhất. Đó là:
Gửi mail đến người dùng
Để gửi mail, các bạn chọn vào biểu tượng hộp thư email (1), sau đó điền các thông tin cần thiết như: địa chỉ email người nhận (2), tiêu đề email (3), nội dung mail (4). Sau đó chọn nút “Send” để gửi.
Gửi link của biểu mẫu trực tiếp đến người dùng
Cách này rất thường được sử dụng, đặc biệt khi bạn có một nhóm chat hay gì đó. Các bạn chỉ cần copy link của biểu mẫu rồi gửi link đó lên nhóm. Những thành viên trong nhóm sẽ truy cập vào biểu mẫu bằng cách chọn vào link đó, rất đơn giản phải không nào.
Để tạo link cho biểu mẫu Google, thì các bạn chọn vào biểu tượng đường link giống hình trên (1). Sau đó bạn chỉ cần copy link nằm trong ô số 2 là được.
Mặc định thì đường link sẽ khá dài, nếu muốn rút gọn đường link cho dễ nhìn thì các bạn chọn vào “Shorten URL”.
Vậy là mình đã hướng dẫn các bạn chi tiết cách tạo biểu mẫu Google hoàn chỉnh. Nếu có gì thắc mắc các bạn cứ comment bên dưới bài viết này nhé.
Chúc các bạn thành công!
