Google Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google. Nếu bạn đã quen với Microsoft Excel, bạn sẽ cảm thấy rất quen khi sử dụng Google Sheets, vì hai chương trình này rất giống nhau, và được xem là excel online.
Tuy nhiên, có một điểm khác biệt lớn là bạn có thể dễ dàng chia sẻ Google Sheets với người khác. Khả năng này rất hữu ích cho việc làm việc nhóm.
Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách chia sẻ Google Sheets chi tiết nhất. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Nội dung bài viết
Chia sẻ Google Sheets file
Việc chia sẻ file Google Sheets rất dễ. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ email của những người được mời, kèm theo ghi chú, sau đó gửi lời mời.
Bạn cũng có thể cấp quyền sử dụng trên file cho người được chia sẻ, xác định liệu người đó có thể chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nó.
Lưu ý: Khi bạn chia sẻ file Google Sheets, tất cả những người được chia sẻ phải có tài khoản Google trước khi họ có thể xem file đó. Để thực hiện chia sẻ Google Sheets, các bạn làm theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở file Google Sheets bạn muốn chia sẻ.
Truy cập vào trang chủ Google Sheet theo đường link bên dưới, tìm và mở file mà bạn muốn chia sẻ.
https://sheets.google.com/Bước 2: Chọn nút Chia Sẻ.
Nút Chia Sẻ nằm ở phía trên góc phải của file đang mở.
Bước 3: Chia sẻ file Google Sheets.
Khi chọn vào nút Chia Sẻ, một cửa sổ hiện ra cho phép chúng ta cài đặt việc chia sẻ. Trong cửa sổ này, chúng ta có 2 lựa chọn để chia sẻ file.
Cách 1: Lấy đường dẫn file, rồi gửi trực tiếp cho người muốn chia sẻ.
Trong lúc làm việc nhóm, thì cách này rất thường được sử dụng. Bạn chỉ cần copy link của file rồi gửi lên group chat hay gửi trực tiếp cho người mình muốn chia sẻ mà không cần phải nhập địa chỉ email của từng người.
Tại cửa sổ trên, các bạn chọn vào Sao chép đường liên kết nếu giữ nguyên cài đặt quyền chia sẻ như hiện tại -> sau đó gửi link cho người mình muốn chia sẻ.
Nếu muốn thay đổi quyền của người được chia sẻ, các bạn chọn vào Thay đổi.
Trong cửa sổ hiện ra, các bạn chọn vào chỗ được đánh dấu khung đỏ như hình dưới. Tùy vào quyền hiện tại đang được chọn chữ trong khung đỏ sẽ khác nhau.
Chúng ta sẽ có 3 quyền có thể chọn, đó là:
- Người xem: người được chia sẻ chỉ có quyền xem nội dung file, ngoài ra không được thao tác gì trên file hết.
- Người nhận xét: người được chia sẻ có quyền nhập nội dung nhận xét của mình vào file.
- Người chỉnh sửa: người được chia sẻ có quyền chỉnh sửa nội dung file.
Sau khi chọn quyền xong, các bạn chọn vào Sao chép đường liên kết để copy đường link -> sau đó chọn nút Xong để đóng cửa sổ. Khi đó, bạn có thể gửi link mình đã copy cho những người mình muốn chia sẻ.
Cách 2: Nhập địa chỉ mail của người mình muốn chia sẻ file.
Khi dùng cách này, Google sẽ gửi một email đến địa chỉ mail mà bạn nhập tại đây để thông báo cho người đó biết đã được chia sẻ file này bởi bạn.
Các bạn click chuột trái vào chữ Thêm người và nhóm, sau đó nhập địa chỉ email của người mình muốn chia sẻ vào ô thứ 1 như hình bên dưới.
Tiếp theo, các bạn chọn quyền cho người muốn chia sẻ tại ô thứ 2 và nhập lời nhắn khi gửi mail tại ô thứ 3.
Cuối cùng là nhấn nút Gửi để chia sẻ file.
Bỏ chia sẻ Google Sheets file
Đối với việc bỏ chia sẻ file Google Sheets cũng có 2 cách tương tự như lúc chúng ta chia sẻ file.
Cách 1: Nếu các bạn dùng cách chia sẻ file là gửi link trực tiếp.
Các bạn chọn vào nút Chia Sẻ như lúc chia sẻ file. Trong cửa sổ hiện ra, các bạn chọn vào chữ nằm trong khung màu đó như hình bên dưới.
Trong menu hiện ra, các bạn chọn tiếp Bị hạn chế, khi đó, Google sẽ tự động bỏ chia sẻ trước đó. Tiếp theo các bạn chọn nút Xong để đóng cửa sổ lại.
Cách 2: Nếu các bạn dùng cách chia sẻ là gửi mail.
Các bạn cũng chọn vào nút Chia Sẻ như lúc chia sẻ file. Trong cửa sổ hiện ra, các bạn chọn vào tên quyền nằm phía bên phải của địa chỉ email người được chia sẻ.
Trong menu hiện ra, các bạn chọn vào Xóa bỏ.
Cuối cùng, các bạn chọn Lưu để lưu lại những thay đổi mình đã chỉnh sửa.
Bên trên là bài viết hướng dẫn các bạn 2 cách chia sẻ file Google Sheets cùng với cách hủy chia sẻ tương ứng. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn, nếu có gì thắc mắc hãy comment bên dưới nhé.
Chúc các bạn thành công!
Xem thêm