TIN HỌC VĂN PHÒNG

Cách khóa ô trong Google Sheets 2021

Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc khóa ô trong Google Sheets chỉ bằng vài cú click chuột. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Trang tính Google thật sự rất tiện lợi và dễ dàng sử dụng, đặt biệt điểm nổi bật của nó so với Microsoft Excel đó chính ra việc dễ dành chia sẻ với người khác ; cũng chính vì thế mà nó sẽ rất dễ vô tình bị thay đổi bởi nhiều người và sẽ làm sai phép tính, làm hỏng định dạng hoặc làm cho tổng thể của tài liệu không chính xác nữa.

Đó là lý do tại sao, giống như bất kỳ bảng tính nào, điều quan trọng là phải biết cách khóa các ô trong Google Sheets. May mắn thay, Google Sheets cho phép bạn khóa các ô, bảo vệ chúng khỏi những thay đổi hoặc mở khóa chúng để chỉnh sửa chỉ với một vài cú nhấp chuột.

bỏ khóa khóa ô trong google sheets
bỏ khóa khóa ô trong google sheets

Hai tùy chọn khóa ô trong Google Sheets

Trước khi chúng ta tìm hiểu thực tế về cách khóa ô trong Google Sheets, các bạn nên dành một chút thời gian để hiểu những tùy chọn mà Google Sheets cung cấp để hỗ trợ cho chúng ta.

Khi bạn khóa ô trong Google Sheets, các bạn có hai tùy chọn:

  • Hiển thị một cảnh báo (Show a warning): Nếu một ai đó (bao gồm cả bạn) cố gắng chỉnh sửa ô được bảo vệ theo cách này, Google Sheets sẽ hiển thị cảnh báo, nhưng vẫn cho phép thay đổi ô nếu người dùng vẫn tiếp tục nhập dữ liệu. Đây là một loại van an toàn để ngăn chặn những thay đổi ngẫu nhiên (do không cố ý), loại này sẽ không ngăn bất kỳ ai thay đổi nếu muốn.
  • Hạn chế chỉnh sửa (Restrict editing): Nếu một ô được khóa theo cách này, chỉ những người được phép chỉnh sửa ô cụ thể mới có thể thực hiện các thay đổi. Đây có thể là chỉ bạn và một mình bạn hoặc bất kỳ người nào khác mà bạn cung cấp quyền cho họ.

Hướng dẫn khóa ô trong Google Sheets

Bạn có thể khóa một hoặc nhiều ô trong Google Sheets. Điều này cũng có nghĩa là bạn cũng có thể khóa toàn bộ hàng và cột.

Để thực hiện, các bạn làm theo các bước hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô bạn muốn khóa.

Trong ví dụ này, mình không muốn người khác thay đổi thông tin dự án, nên sẽ chọn dãy ô từ B2 đến G5 để khóa lại.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – chọn ô cần khóa

Bước 2: Bấm chuột phải vào các ô đã chọn → rồi chọn Bảo vệ dải ô… từ menu.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – chọn Bảo vệ dải ô…

Bước 3: Đặt tên cho ô sẽ khóa.

Khi bạn chọn vào menu Bảo vệ dải ô… thì một cửa sổ sẽ hiện lên phía phải của trang tính. Tại đây, các bạn hãy nhập tên cho ô mà mình cần khóa.

Việc này là tùy chọn, bạn cũng có thể không đặt tên nếu muốn. Tuy nhiên các bạn hãy nên đặt tên cho các ô đó, vì sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại chúng.

Lưu ý: Khi nhập tên xong, các bạn đừng nhấn Enter nhé.
hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – nhập tên

Bước 4: Chọn “Đặt quyền” để cài đặt cho các ô sẽ khóa.

Khi chọn Đặt quyền, một cửa sổ có tên Quyền chỉnh sửa phạm vi sẽ hiện ra. Tại đây, các bạn sẽ thiết lập cài đặt cho các ô bị khóa.

Như đã đề cập ở phần trước, Google Sheets sẽ cung cấp cho chúng ta 2 tùy chọn để khóa ô:

  • Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vị này: chỉ hiển thị cảnh báo, vẫn cho phép thay đổi dữ liệu.
  • Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này: chỉ những người được phép mới có thể thay đổi dữ liệu.

Nếu các bạn chọn tùy chọn số 1 (chỉ hiển thị thông báo). Thì tiếp theo, chỉ cần chọn nút Đã xong là hoàn thành việc khóa ô.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – chọn Đã xong

Kết quả là khi bạn hay ai đó chỉnh sửa một trong những ô bị khóa, sau khi nhấn Enter hoặc thoát khỏi ô bị khóa thì một cửa sổ cảnh báo sẽ hiện lên như hình dưới.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – thông báo

Nếu các bạn chọn tùy chọn số 2 (chỉ cho phép một số người được chỉnh sửa), thì các bạn sẽ có 3 lựa chọn cài đặt.

  • Chỉ bạn: chỉ cho phép bạn chỉnh sửa dãy ô bị khóa.
  • Tùy chỉnh: chỉ những người bạn cho phép mới được chỉnh sửa.
  • Sao chép quyền từ một dải ô khác: giống như tên đã mô tả, bạn có thể sao chép quyền từ những ô mà đã cài đặt bảo về trước đó.
hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – cài đặt quyền

Nếu chọn Tùy chỉnh, các bạn hãy nhập địa chỉ email của những người được phép chỉnh sửa vào trong ô được tô màu đỏ như bên dưới.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – nhập địa chỉ mail

Sau khi thiết lập quyền xong, các bạn chọn Đã xong để xác nhận. Khi đó, chỉ có những người bạn đã cho phép mới có thể chỉnh sửa ô được bảo vệ.

Bỏ khóa ô trong Google Sheets

Bạn cũng có thể bỏ khóa các ô đã khóa trong trong Google Sheets chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Bước 1: Chọn menu “Dữ liệu” → chọn “Trang tính và dải ô được bảo vệ”.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – menu

Bước 2: Chọn vào tên dãy ô đã khóa trong cửa sổ hiện ra.

Nếu dãy ô bị khóa có đặt tên trước đó, thì tên dãy ô cũng sẽ hiển thị lên, các bạn có thể dễ dàng tìm chúng bằng tên.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – chọn tên ô bị khóa

Bước 3: Chọn biểu tượng xóa.

Biểu tượng thùng rác nằm phía bên phải của thông tin dãy ô bị khóa.

hướng dẫn khóa ô trong google sheets
hướng dẫn khóa ô trong google sheets – chọn xóa

Bước 5: Xác nhận xóa.

Sau khi chọn vào biểu tượng xóa, một cửa sổ hiện ra để xác nhận. Các bạn chỉ cần chọn nút Xóa là được. Khi đó, các thiết lập bảo vệ cho dãy ô đó sẽ bị xóa, ô sẽ không còn bị khóa nữa.

Trên đây là bài viết hướng dẫn các bạn cách bỏ khóa, khóa ô trong Google Sheets. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn.

Chúc các bạn thành công!

Xem thêm