Có nhiều cách để chuyển Excel sang PDF. Một trong những lý do để thực hiện việc chuyển đổi này là để file Excel dễ mở và đọc hơn trên các máy tính, điện thoại và máy tính bảng khác mà không cần phải cài đặt chương trình bảng tính hoặc ứng dụng khác.
Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển đổi file Excel sang PDF. Cùng tìm hiểu nhé.
Nội dung bài viết
Tại sao nên sử dụng định dạng PDF
File Excel yêu cầu một chương trình bảng tính để đọc và chỉnh sửa chúng, vì vậy có thể khó chia sẻ những tài liệu đó với những người không có phần mềm cần thiết để mở.
Tuy nhiên, định dạng PDF phổ biến hơn nhiều, vì vậy, miễn là có trình xem PDF được cài đặt trên máy tính, bạn có thể xem tệp mà không cần trình xem / chỉnh sửa bảng tính.
Dùng Microsoft Excel để chuyển Excel sang PDF
Nếu bạn đang làm việc với các tài liệu Excel, rất chắc hẳn bạn đã có phần mềm Microsoft Excel được cài đặt trên máy tính của mình. Nếu vậy, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi Excel sang PDF bằng các cách dưới đây.
Lưu ý: Hướng dẫn này áp dụng cho các phiên bản Excel 2019, 2016, 2013, 2010 và Excel dành cho Microsoft 365. Phiên bản được sử dụng trong bài hướng dẫn này là Microsoft Excel 2019.Chuyển bằng cách Export tài liệu
Các bạn có thể chuyển Excel sang PDF thông qua menu Export như sau:
Bước 1: Mở tài liệu Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF
Bước 2: Chọn menu “File”.
Bước 3: Chọn “Export”.
Bước 4: Chọn “Create PDF/XPS”.
Bước 5: Chọn “Publish”.
Các bạn lưu ý trước khi chọn Publish, hãy kiểm tra kỹ lại chắc rằng định dạng đang được chọn là PDF bằng cách xem loai file đang chọn ở khung màu đỏ, kế chữ Save as type như hình bên dưới
Sau khi chọn Publish thì file Excel của bạn sẽ được lưu dưới dạng PDF, các bạn hãy mở file PDF ra để kiểm tra lại nội dung nhé.
Chuyển bằng cách Save As tài liệu
Cách này thì cũng tương tự như cách Export ở trên, thay vì chọn vào Export thì cách này các bạn chọn vào Save As.
Các bước làm như sau:
Bước 1: Chọn menu “File” -> chọn “Save As”
Bước 2: Chọn loại file là PDF.
Trong cửa sổ lưu file hiện ra, các bạn chọn loại file lưu là PDF -> Sau đó nhấn nút Save.
Các bạn lưu ý, khi chuyển Excel sang PDF bằng Micorosft Excel, mặc định thì chỉ Sheet đang được chọn sẽ được lưu thành file PDF, những Sheet khác sẽ không được lưu.
Để chuyển toàn bộ file Excel thành PDF, các bạn chọn vào tùy chọn Options trong hộp thoại lưu file.
Trong cửa sổ hiện ra, các bạn chọn vào Entire workbook -> sau đó chọn OK.
Sau đó các bạn lưu file như hướng trên, khi đó toàn bộ file Excel sẽ được chuyển sang PDF.
Dùng website chuyển đổi để chuyển Excel sang PDF online
Có một số công cụ chuyển Excel sang PDF trực tuyến giúp lưu tài liệu Excel sang định dạng PDF dễ dàng hơn. Những công cụ này hoạt động với bất kỳ trình duyệt web nào nên chúng có thể chuyển đổi Excel sang PDF trên mọi hệ điều hành.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn dùng công cụ Smallpdf để chuyển Excel sang PDF.
Các bước làm như sau:
Bước 1: Truy cập vào website Smallpdf.
Nhấp vào đường link bên dưới để truy cập vào trang chuyển đổi Excel sang PDF của Smallpdf.
https://smallpdf.com/excel-to-pdfBước 2: Upload file cần chuyển đổi.
Các bạn kéo thả file Excel mình cần chuyển sang PDF vào vùng màu xanh lá như hình bên dưới.
Bước 3: Tải file về máy tính.
Sau khi bạn upload file lên, website sẽ tự động chuyển file Excel của bạn sang PDF.
Khi chuyển đổi xong, các bạn nhấn vào nút DOWNLOAD để tải file về máy tính.
Bên trên là hướng dẫn các bạn cách chuyển Excel sang PDF. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn.
Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: