TIN HỌC VĂN PHÒNG

Hướng dẫn sử dụng hàm IFS trong Excel

Hàm IFS trong Excel là một hàm mới xuất hiện từ phiên bản Excel 2019 và Office 365. Hàm IFS sẽ tiến hành lần lượt kiểm tra từng điều kiện được chỉ định, và nếu có bất kỳ một điều kiện nào thỏa mãn, thì giá trị tương ứng của điều kiện đó được trả về (chúng ta sẽ hiểu rõ hơn khi xét đến ví dụ cụ thể).

Hàm IFS tương đương với hàm IF nhiều điều kiện lồng nhau nhưng ngắn ngọn hơn và dễ đọc hơn. (có thể tìm hiểu thêm về hàm if lồng nhau tại đây)

Mục đích

Kiểm tra điều kiện đầu vào, và trả về giá trị của điều kiện được thỏa mãn đầu tiên tương ứng.

Công thức

=IFS(test1, value1, [test2, value2], …)

Trong đó:

+ test1 (bắt buộc)- điều kiện cần được kiểm tra đầu tiên.

+ value1 (bắt buộc)- giá trị này sẽ được trả về nếu test1=TRUE

+ test2, value2 (tùy chọn)- tương ứng từng cặp điều kiện cần kiểm tra – giá trị sẽ được trả về tương ứng.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm IFS trong Excel

Không giống như hàm IF, hàm IFS có thể kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc mà không cần phải lồng nhiều hàm IF vào nhau. Chính vì vậy hàm IFS sẽ ngắn gọn và dễ đọc hơn (xem ví dụ để hiểu rõ hơn nhé).

Các đối số được truyền vào hàm IFS đi theo từng cặp điều kiện kiểm tra/giá trị trả về. Mỗi điều kiện cần kiểm tra phải trả về TRUE hoặc FALSE, và giá trị đi theo tương ứng của nó sẽ được trả về nếu điều kiện cần kiểm tra có kết quả là TRUE.

Xét ví dụ sau để hiểu thêm nhé:

=IFS(
test1, value1, // Giá trị value1 sẽ trả về nếu test1=TRUE
[test2, value2], // Nếu test1=FALSE thì sẽ kiểm tra tiếp điều kiện test2, và nếu test2=TRUE thì value2 sẽ được trả về.
[test3, value3], // Tương tự đối với test3 và value3
)

Nó như thế, vậy bạn có thắc mắc nếu tất cả các điều kiện đều trả về FALSE thì sẽ như thế nào? Hàm IFS sẽ trả về giá trị nào không? Đáp án là bạn có thể gán trực tiếp giá trị TRUE vào điều kiện cuối cùng, khi đó nếu tất cả các điều kiện trước đó đều FALSE thì giá trị cuối cùng kia sẽ là giá trị mặc định được trả về.

Một số ví dụ về sử dụng hàm IFS trong Excel

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IFS thì hãy cùng nhau xem qua ví dụ bên dưới nhé.

hàm ifs trong excel

Theo bảng tính trên, chúng ta sẽ thực hiện việc xếp loại học sinh sẽ dựa vào điểm số thông qua hàm IFS. Công thức như sau:

=IFS(E7<5,”F”,E7<7,”D”,E7<8,”C”,E7<9,”B”,E7>=9,”A”)

// E7<5,”F”

// E7<7,”D”

// E7<8,”C”

// E7<9,”B”

// E7>=9,”A”

Như đã nói trong phần giải thích phía trên, đối số truyền vào hàm IFS sẽ đi theo từng cặp [điều kiện kiểm tra/giá trị trả về]. Trong ví dụ này thì từng cặp giá trị đó tương ứng sẽ là:

// E7<5,”F”

// E7<7,”D”

// E7<8,”C”

// E7<9,”B”

// E7>=9,”A”

Toàn bộ công thức trên có thể giải thích bằng lời cho dễ hiểu như sau: Nếu điểm số trong ô E7 nhỏ hơn 5, thì xếp loại “F”. Nếu không phải nhỏ hơn 5, thì xét tiếp xem có nhỏ hơn 7 không, nếu đúng là nhỏ hơn 7 thì xếp loại “D”. Tương tự đến cặp cuối cùng là nếu E7 mà lớn hơn hoặc bằng 9 thì xếp loại “A”.

Giá trị mặc định

Khi đọc đến đây chắc hẳn các bạn cũng đã biết, hàm IFS sẽ không cung cấp đối số để chúng ta truyền vào giá trị mặc định nếu trường hợp tất cả các điều kiện đều trả về FALSE.

Chỉ có cách duy nhất như đã đề cập phía trên đó là gián giá trị TRUE cho điều kiện kiểm tra cuối cùng, và giá trị đi cặp với điều kiện đó sẽ là giá trị mặc định được trả về nếu tất cả các điều kiện trước đó đều FALSE.

Xét ví dụ đợn giản sau: =IFS(A1=5,”Trung Bìng”, A1=”10″, “Giỏi”). Theo công thức này, nếu điểm số bằng 5 thì xếp loại “Trung Bình”, nếu điểm số bằng 10 thì xếp loại “Giỏi”. Vậy trong trường hợp nếu học sinh có điểm số khác 5 và 10 thì xếp loại gì? Khi đó chúng ta có thể cung cấp giá trị mặc định vào hàm IFS như sau:

=IFS(A1=5,”Trung Bình”, A1=10, “Giỏi”, TRUE, “Không xác định”)

Chúng ta sẽ gán giá trị TRUE vào điều kiện cuối cùng để hiển thị câu “Không xác định” trong trường hợp học sinh có điểm số khác 5 và 10.

Hi vọng thông qua ví dụ đơn giản trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IFS trong Excel. Nếu có gì không hiểu hay muốn hỏi thì các bạn cứ chat trực tiếp trên website này nhé, mình sẽ giải thích cho các bạn rõ hơn.