Có rất nhiều thao tác mà đòi hỏi chúng ta thường xuyên phải làm lặp đi lặp lại trong Google Sheets. Và mặc dù có rất nhiều tùy chọn có sẵn để chúng ta làm các việc đó chỉ với một vài cú nhấp chuột, nhưng sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu chúng ta làm những việc đó với một vài phím tắt trong Google Sheets.
Các bạn sẽ vô cùng ngạc nhiên về việc bạn có thể làm việc nhanh hơn bao nhiêu khi bạn chỉ cần biết một vài phím tắt (chủ yếu dành cho các tác vụ bạn thực hiện nhiều – chẳng hạn như định dạng ô hoặc xóa hàng).
Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ chia sẻ cho các bạn 41 phím tắt thường sử dụng trong Google Sheets (chắc chắn rằng những phím tắt này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian).
Nội dung bài viết
Bật các phím tắt tương thích trong Google Sheets
Vì Google Sheets là một công cụ dựa trên nền web, nên rất nhiều phím tắt có sẵn trong các công cụ bảng tính khác như MS Excel mà chúng ta đã quen không khả dụng và bạn cần phải bật chúng lên để sử dụng trong Google Sheets.
Dưới đây là các bước để bật các phím tắt tương thích trong Google Sheets:
Bước 1: Chọn vào menu “Trợ giúp”.
Bước 2: Chọn mục “Phím tắt”.
Bước 3: Bật tương thích.
Trong cửa sổ hiện lên, các bạn nhìn phía dưới cùng bên trái của cửa sổ sẽ thấy mục Bật phím tắt tương thích trong bảng tính -> hãy bật mục đó lên. Khi đó, các bạn sẽ có thể sử dụng các phím tắt mình đã quen như trên MS Excel.
41 phím tắt trong Google Sheets thường được sử dụng
Các bạn lưu ý, mình sử dụng Google Sheets trên trình duyệt Google Chrome để thực hiện bài hướng dẫn này. Nếu các bạn sử dụng Google Sheets trên trình duyệt khác thì các phím tắt có thể sẽ khác.Lặp lại thao tác cuối đã làm
Nếu chỉ có thể chọn một phím tắt trong Google Sheets từ bài viết này, thì đó phải là phím này.
Dưới đây là phím tắt của Google Sheets để lặp lại thao tác cuối cùng mình đã làm:
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Lặp lại thao tác cuối đã làm | F4 |
Với phím tắt này, bạn sẽ có thể lặp lại hành động cuối cùng mà bạn đã thực hiện một lần nữa bằng một phím duy nhất.
Ví dụ: nếu bạn tô một ô màu xanh, bạn có thể chuyển đến bất kỳ ô nào khác và chỉ cần nhấn F4 và nó cũng sẽ tô màu ô này thành màu xanh.
Các bạn cần nhớ rằng, nó sẽ chỉ lặp lại hành động cuối cùng. Vì vậy, nếu bạn làm cho màu ô là xanh, sau đó làm cho kiểu phông chữ đậm. Khi sử dụng F4 sẽ chỉ áp dụng định dạng phông chữ đậm, vì đó là hành động cuối cùng mà nó ghi nhớ.
Cắt / Dán/ Sao chép / Hoàn tác / Làm lại
Đây là những phím tắt trong Google Sheets tiêu chuẩn và hoạt động trên hầu hết các ứng dụng (các ứng dụng của Google cũng như bên ngoài Google như Excel, PowerPoint,…).
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Cắt | Ctrl + X | Ctrl + X |
| Dán | Ctrl + V | Ctrl + V |
| Sao chép | Ctrl + C | Ctrl + C |
| Hoàn tác | Ctrl + Z | Ctrl + Z |
| Làm lại | Ctrl + Y | Ctrl + Y |
Thêm hàng hoặc cột
Việc thêm một hàng hoặc cột mới là điều mà chúng ta cần làm khá thường xuyên. Dưới đây là danh sách các phím tắt trong Google Sheets để thao tác nhanh khi thêm hàng hoặc cột.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Thêm hàng phía trên | ALT + I + R | Ctrl + Option + I, R |
| Thêm hàng phía dưới | ALT + I + W | Ctrl + Option + I, W |
| Thêm cột phía trước | ALT + I + C | Ctrl + Option + I, C |
| Thêm cột phía sau | ALT + I + G | Ctrl + Option + I, G |
Xóa hàng hoặc cột
Giống như cách thêm hàng và cột, bạn cũng có thể dễ dàng xóa hàng và cột bằng các phím tắt sau.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Xóa hàng hiện tại | ALT + E + D | Ctrl + Option + E, D |
| Xóa cột hiện tại | ALT + E + E | Ctrl + Option + E, E |
Chọn toàn bộ hàng hoặc cột
Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn áp dụng hoặc xóa định dạng khỏi toàn bộ hàng hoặc cột cùng một lúc.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Phím cách | Shift + Phím cách |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl+ Phím cách | Ctrl+ Phím cách |
Chỉ dán giá trị (hoặc chỉ dán định dạng)
Khi bạn sao chép và dán các ô trong Google Sheets, nó sẽ sao chép giá trị trong ô cũng như công thức và định dạng của ô (bao gồm cả định dạng có điều kiện). Với phím tắt này, bạn có thể sao chép ô và chỉ dán giá trị vào một số ô khác.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chỉ dán giá trị | Ctrl + Shift + V | Ctrl + Shift + V |
| Chỉ dán định dạng (format) | Ctrl + Alt + V | Ctrl + Alt + V |
Tìm và thay thế giá trị
Bạn có thể dễ dàng tìm (hoặc tìm và sau đó thay thế) nội dung của các ô dựa trên giá trị của chúng. Và để làm điều này, trước tiên bạn cần mở hộp thoại Tìm và thay thế.
Dưới đây là các phím tắt để mở hộp thoại Tìm (hoặc Tìm và thay thế) trong Google Sheets:
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Tìm kiếm | Ctrl + F | Command + F |
| Tìm kiếm và thay thế | Ctrl + H | Command + Shift + F |
Thêm Sheet mới
Mặc dù khá dễ để thêm một sheet mới trong Google Sheets, nhưng nếu bạn không thích làm điều đó bằng chuột, thì phím tắt này dành cho bạn.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Thêm sheet mới | Shift + F11 |
Phím định dạng cơ bản
Có một loạt các phím tắt định dạng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và mang lại trải nghiệm tốt khi làm việc với Google Sheets.
Rất may, đây là những phím tắt tiêu chuẩn mà bạn có thể đã biết nếu đã sử dụng máy tính một thời gian. Dưới đây là một số phím tắt định dạng cơ bản, chúng được sử dụng trong hầu hết các ứng dụng.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| In đậm chữ | Ctrl + B | Command + B |
| In nghiên chữ | Ctrl + I | Command + I |
| Gạch chân | Ctrl + U | Command + U |
| Gạch ngang chữ | Ctrl + Shift + 5 | Option + Shift + 5 |
Các phím tắt căn chỉnh ô (giữa, trái, phải) trong Google Sheets
Tùy chọn căn chỉnh là công việc mà chúng ta làm khá thường xuyên khi làm việc và Google Sheets đã giúp chúng ta dễ dàng thực hiện bằng cách thêm các tùy chọn vào thanh công cụ.
Nhưng trong trường hợp bạn thích các phím tắt để thay đổi căn chỉnh (giữa, phải, trái), đây là các phím tắt dành cho bạn:
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Căn giữa | Ctrl + Shift + E | Command + Shift + E |
| Căn trái | Ctrl + Shift + L | Command + Shift + L |
| Căn phải | Ctrl + Shift + R | Command + Shift + R |
Phím tắt chèn link vào Google Sheets
Bạn có thể liên kết các ô của mình với các đường link website bên ngoài cũng như với bất kỳ trang tính hoặc ô / dải ô nào trong tài liệu Google Sheets hiện tại.
Để thực hiện việc này, bạn cần mở hộp thoại Chèn liên kết. Bên dưới là phím tắt để bạn mở hộp thoại đó.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chèn liên kết | Ctrl + K | Command + K |
Chèn ngày giờ trong Google Sheets
Nếu bạn muốn nhanh chóng lấy ngày hiện tại hoặc thời gian hiện tại trong một ô, bạn có thể thực hiện điều đó dễ dàng bằng phím tắt sau.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chèn giờ hiện tại | Ctrl + Shift + ; | Command + Shift + ; |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; | Command + ; |
| Chèn ngày và giờ hiện tại | Ctrl + Alt + Shift + ; |
Lưu ý rằng khi bạn sử dụng cách này, nó sẽ chèn một giá trị tĩnh vào ô và giá trị này sẽ không thay đổi khi thời gian trôi qua.
Nếu bạn muốn nhận một giá trị cập nhật để phản ánh ngày hoặc giờ hiện tại, bạn có thể sử dụng hàm TODAY và NOW.
Tổng hợp hàm thời gian trong ExcelXóa định dạng trong Google Sheets
Nếu bạn muốn nhanh chóng xóa tất cả định dạng khỏi một ô hoặc một dải ô, bạn có thể sử dụng phím tắt này.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Xóa tất cả định dạng | Ctrl + \ | Command + \ |
Phím tắt trên sẽ xóa mọi định dạng (chẳng hạn như màu sắc, đường viền, cỡ chữ, màu phông chữ) ngoại trừ giá trị trong ô. Khi bạn sử dụng nó, bạn sẽ có ô ở trạng thái định dạng mặc định với nội dung ô trong đó.
Chuyển đến trang tính phía trước (hoặc sau)
Khi bạn có nhiều trang tính trong một tài liệu Google Sheets, bạn có thể sẽ gặp khó khăn khi xem đi xem lại các trang tính này. Với các phím tắt bên dưới, bạn có thể dễ dàng di chuyển qua lại giữa các trang tính trước và sau.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Di chuyển đến trang tính trước | Ctrl + Shift + Phím Page Up | Command + Shift + Fn + Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến trang tính sau | Ctrl + Shift + Phím Page Down | Command + Shift + Fn + Mũi tên lên |
Hiển thị danh sách tất cả trang tính
Một tính năng hữu ích khác khi làm việc với nhiều trang tính là xem nhanh danh sách tất cả các trang tính và sau đó chọn trang mà bạn muốn chuyển đến.
Khi bạn có nhiều trang tính, đây là cách tốt hơn là di chuyển qua từng trang tính bằng các phím tắt được trình bày trong phần trên.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Hiển thị danh sách trang tính | Alt + Shift + K | Option + Shift + K |
Phím tắt trên sẽ chỉ hiển thị cho bạn danh sách tất cả các trang tính trong cửa sổ làm việc. Bạn sẽ phải chọn vào tên trang tính mà bạn muốn truy cập để đi đến đó.
Ngoài ra, trong danh sách hiện ra, bạn cũng sẽ thấy các trang tính đang ẩn và nếu bạn nhấp vào nó, bạn sẽ được đưa đến trang tính đó và nó sẽ được hiển thị trở lại.
Mở liên kết trong Google Sheets
Khi bạn có nhiều liên kết trong ô và bạn muốn mở tất cả các liên kết này cùng một lúc, bạn có thể sử dụng phím tắt này.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Mở liên kết | ALT + Enter | Option + Enter |
Điều này hữu ích khi có nhiều đường link trong ô mà bạn muốn mở tất cả cùng một lúc thay vì mở từng đường link.
Chèn nhận xét, ghi chú
Bạn có thể chèn ghi chú hoặc một nhận xét vào một ô trong Goolge Sheets bằng cách sử dụng các phím tắt bên dưới.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chèn ghi chú | Shift + F2 | Shift + F2 |
| Chèn nhận xét | Ctrl + ALT + M | Command + Option + M |
Hiển thị công thức trong Google Sheets
Khi bạn nhập một công thức vào một ô trong Google Sheets, nó sẽ luôn hiển thị dưới dạng kết quả của công thức.
Nếu bạn muốn xem nhanh tất cả các công thức (chứ không phải giá trị của chúng), bạn có thể sử dụng phím tắt bên dưới.
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Hiển thị công thức | Ctrl + ~ | Ctrl + ~ |
Khi nhấn phím tắt này, tất cả công thức sẽ được hiển thị. Nếu bạn bấm lại một lần nữa, các ô có công thức sẽ về trạng thái ban đầu (sẽ hiển thị giá trị chứ không phải công thức).
Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/ tương đối
Khi làm việc với các công thức trong Google Sheets, bạn có thể muốn chuyển đổi tham chiếu thành tuyệt đối hoặc ngược lại.
Mặc dù bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thêm ký hiệu đô la ($) trước chữ cái cột hoặc hàng theo cách thủ công, nhưng cách nhanh nhất là sử dụng phím tắt bên dưới:
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/ tương đối | F4 | Fn + F4 |
Điền giá trị từ ô trên hoặc ô bên trái
Khi nhập dữ liệu trong Google Sheets, bạn sẽ thấy mình thường dùng thao tác copy giá trị từ ô bên trên và paste xuống ô bên dưới, hoặc copy từ ô bên trái rồi paste vào ô bên phải.
Thay vì thực hiện thủ công bằng cách trên, bạn có thể sử dụng các phím tắt dưới đây:
| Chức năng | Windows (PC) | Mac |
| Copy ô trên và paste vào ô hiện tại | Ctrl + D | Command + D |
| Copy ô bên trái và paste vào ô hiện tại | Ctrl + R | Command + R |
Khi bạn sử dụng phím tắt này, nó sẽ sao chép giá trị trong ô cũng như định dạng và công thức trong đó rồi dán vào ô hiện tại.
Bên trên là tổng hợp 20 phím tắt trong Google Sheets cơ bản mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn.
Chúc các bạn thành công!
Xem thêm:
