TIN HỌC VĂN PHÒNG

【Hướng Dẫn】Cách tạo Form Google Drive

Trong vài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn dễ dàng tạo Form Google Drive!

Form Google Drive có thể hữu ích cho nhiều ứng dụng, từ thu thập dữ liệu đến lập kế hoạch sự kiện.

Truy cập Google Form

Để tạo Form Google Drive, các bạn tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google

Nếu chưa có tài khoản Google thì các bạn có thể xem thêm bài viết bên dưới để tạo cho mình một tài khoản Google nhé.

Nếu đã có tài khoản rồi, thì các bạn tiến hành đăng nhập vào tài khoản của mình.

Bước 2: Mở ứng dụng Google Drive trên trình duyệt web

Để mở ứng dụng Google thì các bạn có thể thực hiện theo một trong 2 cách sau:

Cách 1: Truy cập từ cửa số các ứng dụng của Google

Từ trang chủ của Google, các bạn chọn vào biểu tượng 9 dấu chấm phía trên bên phải của trang web.

tạo form google drive
tạo form google drive

Sau đó các bạn chọn tiếp icon của Google Drive trong bộ ứng dụng

tạo form google drive - mở ứng dụng
tạo form google drive – mở ứng dụng

Cách 2: Truy cập trực tiếp từ đường link

Cách này rất đơn giản, các bạn chỉ cần copy và paste đường dẫn bên dưới vào trình duyệt web của mình thì sẽ trực tiếp vào trang ứng dụng Google Drive.

Link Google Drive: https://drive.google.com/

Tạo form Google Drive

Sau khi đăng nhập vào Google Drive thì chúng ta tiến hành tạo Form theo các bước sau:

Bước 1: Tạo form Google Drive

Chọn vào nút “New” trên trang web của Google Drive

tạo form google drive - chọn new
tạo form google drive – chọn new

Tiếp theo, chọn “Google Form” trên menu hiện ra

tạo form google drive - chọn google form
tạo form google drive – chọn google form

Sau khi chọn tạo “Google Form” thì Google sẽ tạo cho các bạn 1 form như hình bên dưới.

tạo form google drive - blank form
tạo form google drive – blank form

Thiết kế Form Google Drive

Trước khi tiến hành thiết kế Form Goolge Drive vừa mới tạo, trước tiên, các bạn cần phải xác định rõ mục đích tạo form của mình là gì.

Khi xác định mục đích tạo biểu mẫu, thì chúng ta mới xác định được những thông tin mà chúng ta cần thu thập và mục đích mà nó sẽ phục vụ. Điều này sẽ giúp bạn khi quyết định định dạng, kiểu, các bước, v.v.

Thay đổi màu sắc của Form Google Drive

Các bạn có thể thực hiện thay đổi màu sắc của biểu mẫu bằng cách nhấp vào biểu tượng bảng màu cọ vẽ ở bên trái của nút “Gửi” (Send).

tạo form google drive - thay đổi màu biểu mẫu
tạo form google drive – thay đổi màu biểu mẫu

Sau đó chọn màu từ menu thả xuống. Hoặc, nhấp vào biểu tượng hình ảnh bên cạnh các màu để có chủ đề đẹp để sử dụng thay vì một màu.

tạo form google drive - chọn màu cho biểu mẫu
tạo form google drive – chọn màu cho biểu mẫu

Đặt tên (tiêu đề) cho Form

Tùy chọn này ở trên cùng của màn hình; bạn sẽ cần nhấp vào chữ “Untitled Form” (Biểu mẫu không có tiêu đề) hoặc “Form Title” (Tiêu đề biểu mẫu) để nhập tên tiêu đề vào trường này.

tạo form google drive - đặt tên cho biểu mẫu
tạo form google drive – đặt tiêu đề cho biểu mẫu

Thêm thông tin mô tả về Form

Các bạn có thể thêm các thông tin mô tả chi tiết để cho người sử dụng biết rõ hơn về mục đích, cũng như cách sử dụng form ngay bên dưới tiêu đề biểu mẫu.

tạo form google drive - thêm thông tin mô tả cho biểu mẫu
tạo form google drive – thêm thông tin mô tả cho biểu mẫu

Thêm câu hỏi vào form

Câu hỏi là cơ sở thu thập dữ liệu của bạn; người dùng sẽ trả lời những câu hỏi này dựa theo cách thức mà bạn trình bày câu hỏi.

Để thêm câu hỏi vào form (biểu mẫu), chúng ta làm như sau:

Bước 1: Chọn loại câu hỏi

Trước khi thêm câu hỏi vào form, bạn phải chọn loại câu hỏi mà mình muốn thêm.

tạo form google drive - chọn loại câu hỏi
tạo form google drive – chọn loại câu hỏi

Có rất nhiều loại câu hỏi mà Google cung cấp, ví dụ như:

  • Short answer: câu trả lời ngắn (1 dòng).
  • Paragraph: câu trả lời dài (nhiều dòng).
  • Multiple choice: nhiều lựa chọn, bạn sẽ tạo ra các câu trả lời sẵn để người tham gia chọn.
  • Checkbox: người tham gia sẽ check hoặc không check vào các ô trống mà bạn thiết lập.
  • Dropdown: bạn cung cấp các đáp án vào một danh sách, người tham gia sẽ chọn 1 trong những đáp án ở trong danh sách đó.
  • Linear scale: tương tự như loại Multible choice, nhưng các đáp án sẽ cố định là số tự nhiên tăng dần, thường được dùng trong đánh giá từ thấp lên cao.
  • Date: để cho người tham gia chọn lựa ngày tháng.
  • Time: để cho người tham gia chọn lựa giờ.
  • ….
tạo form google drive - danh sách loại câu hỏi
tạo form google drive – danh sách loại câu hỏi

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng “+” ở menu bên phải.

Sau khi chọn loại câu hỏi muốn thêm, thì các bạn nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) phía bên phải để thêm câu hỏi vào form.

tạo form google drive - thêm câu hỏi
tạo form google drive – thêm câu hỏi

Bước 3: Nhập nội dung câu hỏi (và câu trả lời nếu muốn người dùng lựa chọn câu trả lời có sẵn)

Nhấp vào chữ “Question” (câu hỏi) để nhập nội dung câu hỏi.

tạo form google drive - nhập nội dung câu hỏi và câu trả lời
tạo form google drive – nhập nội dung câu hỏi và câu trả lời

Nếu bạn muốn người dùng trả lời bằng cách chọn trong số các câu trả lời có sẵn. Thì bắt buộc các bạn phải nhập trước câu trả lời để người dùng lựa chọn.

Để nhập câu trả lời, chỉ cần nhấp vào các tùy chọn “Option 1 (2,3,..)” để tiến hành nhập câu trả lời.

Đánh dấu câu hỏi bắt buộc phải trả lời

Để đánh dấu 1 câu hỏi bắt buộc (người dùng phải trả lời câu hỏi đó), thì chúng ta chỉ cần bật cờ “Required” (bắt buộc) lên là được.

Cờ này nằm ở phía bên dưới của từng câu hỏi.

tạo form google drive - câu hỏi bắt buộc
tạo form google drive – câu hỏi bắt buộc

Thay đổi vị trí, thứ tự câu hỏi

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng sáu chấm ở đầu mỗi câu hỏi, sau đó kéo câu hỏi lên hoặc xuống vào vị trí mới.

tạo form google drive - thay đổi vị trí câu hỏi
tạo form google drive – thay đổi vị trí câu hỏi

Xem trước (review) nội dung form

Sau khi hoàn thành việc nhập nội dung câu hỏi cũng như câu trả lời, để chắc rằng không có gì sai sót, thì chúng ta có thể xem trước nội dung đã nhập trước khi lưu.

Chọn vào icon (biểu tượng hình con mắt ở thanh công cụ trên cùng bên phải màn hình) để tiến hành reivew form của mình.

tạo form google drive -review nội dung form
tạo form google drive -review nội dung form

Khi đọc xong nội dung form (biểu mẫu) của mình và đảm bảo rằng tất cả các định dạng đều chính xác, chúng ta đã có thể sẵn sàng phân phối biểu mẫu của mình cho người dùng!

Gửi (send) Form Google Drive

Xem lại các cài đặt (setting) cơ bản của form

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của màn hình.

tạo form google drive -open setting
tạo form google drive -open setting

Menu cài đặt của form Google Drive bao gồm các cài đặt sau:

  • Requires sign in (Yêu cầu đăng nhập): Yêu cầu người trả lời đăng nhập vào Google thay vì ẩn danh. Nhấp vào “Limit to 1 response” (Giới hạn ở 1 câu trả lời) để bật tính năng này.
  • Respondents can (Người trả lời có thể ): ở mục này, chúng ta có 2 tùy chọn, đó là
    • Edit after submit (Chỉnh sửa sau khi gửi): cho phép người trả lời thay đổi câu trả lời sau khi gửi.
    • See summary charts and text responses (Xem biểu đồ tóm tắt và phản hồi bằng văn bản): cho phép người trả lời xem kết quả biểu mẫu sau khi gửi.
tạo form google drive -general setting
tạo form google drive -general setting

Cài đặt hiển thị cho form

Phần cài đặt hiển thị cho form được đặt ở tab “Presentation” trong cửa sổ setting (cài đặt).

tạo form google drive - cài đặt hiển thị
tạo form google drive – cài đặt hiển thị
  • Show progress bar (Hiển thị thanh tiến trình): Hiển thị số liệu cho người trả lời biết họ sắp hoàn thành biểu mẫu như thế nào.
  • Shuffle question order (Xáo trộn thứ tự câu hỏi): Thay đổi thứ tự câu hỏi từ người dùng này sang người dùng khác.
  • Show link to submit another response (Hiển thị liên kết để gửi phản hồi khác): Tạo link (liên kết) để làm lại biểu mẫu. Điều này sẽ thích hợp cho các biểu mẫu lập hóa đơn.
  • Confirmation message (Thông báo xác nhận): Tùy chỉnh thông báo hiển thị khi hoàn thành biểu mẫu của bạn bằng cách nhập thông báo ưa thích của bạn vào trường bên dưới văn bản này.

Gửi form (biểu mẫu)

Để tiến hành gửi form thì các bạn chỉ cần chọn vào nút “Send” (Gửi) ở phía trên góc phải của trình duyệt.

tạo form google drive - send
tạo form google drive – send

Nhấp vào “Send” (Gửi) sẽ hiển thị menu “Send form” (Gửi biểu mẫu) với một số tùy chọn chia sẻ khác nhau mà chúng ta có thể thiết lập trước khi gửi.

tạo form google drive - send form
tạo form google drive – send form

Tùy thuộc vào mục đích của biểu mẫu, chúng ta sẽ có một số tùy chọn cách thức gửi form khác nhau như sau:

  • Email: Chọn tùy chọn này để gửi email thông tin form đến các địa chỉ email khác.
  • Link (Liên kết): Chọn tùy chọn này thì Google sẽ cung cấp cho chúng ta một đường link. Chỉ cần cung cập đường link đó cho người cần trả lời là được, không cần phải thông qua gửi mail.
  • Embed (Nhúng HTML): Chỉ sử dụng tùy chọn này nếu bạn đang đặt biểu mẫu này trực tiếp trên trang web của mình.
  • Google+, Facebook hoặc Twitter: Đây là các tùy chọn chia sẻ nhanh form lên các trang mạng xã hội.

Nếu các bạn chọn cách gửi biểu mẫu thông qua email, thì cần phải điền thông tin email người nhận, tiêu đề mail, và nội dung email -> sau đó chọn “Send” để gửi biểu mẫu đến địa chỉ mail đã nhập.

tạo form google drive - gửi form thông qua mail
tạo form google drive – gửi form thông qua mail

Còn nếu các bạn chọn cách gửi form qua đường link thì chỉ cần copy đường link được Google tạo ra rồi đưa cho những người cần trả lời các câu hỏi trong form là được.

tạo form google drive - gửi form thông link
tạo form google drive – gửi form thông link

Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

【Hướng dẫn】2 Cách copy thư mục trên Google Drive

2 Cách tải thư mục trên Google Drive về điện thoại