Previous slide
Next slide

10 Thủ thuật sử dụng Google Docs hiệu quả

Google Docs là một công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến mạnh mẽ, giúp bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. Để tận dụng tối đa tiềm năng của Google Docs, dưới đây là một số thủ thuật sử dụng Google Docs hữu ích.

thủ thuật sử dụng google docs

Sử dụng các phím tắt

Việc sử dụng các phím tắt giúp bạn thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn. Một số phím tắt cơ bản bạn nên biết bao gồm:

  • Ctrl + K: Thêm liên kết. Chọn văn bản bạn muốn liên kết, nhấn Ctrl + K và nhập URL hoặc chọn từ danh sách gợi ý.
  • Ctrl + B: Chữ đậm. Chọn văn bản và nhấn Ctrl + B để làm đậm.
  • Ctrl + I: Chữ nghiêng. Chọn văn bản và nhấn Ctrl + I để làm nghiêng.
  • Ctrl + U: Gạch chân. Chọn văn bản và nhấn Ctrl + U để gạch chân.
  • Ctrl + Shift + C: Đếm từ. Nhấn Ctrl + Shift + C để hiển thị số từ trong tài liệu.
  • Ctrl + Shift + 7: Tạo danh sách đánh số. Chọn đoạn văn bản và nhấn Ctrl + Shift + 7 để tạo danh sách đánh số.
  • Ctrl + Shift + 8: Tạo danh sách dấu đầu dòng. Chọn đoạn văn bản và nhấn Ctrl + Shift + 8 để tạo danh sách dấu đầu dòng.

Tạo tiêu đề và mục lục tự động

Việc tạo tiêu đề và mục lục tự động giúp tài liệu của bạn trở nên rõ ràng và dễ theo dõi hơn. Để tạo tiêu đề, chọn đoạn văn bản bạn muốn làm tiêu đề, sau đó chọn kiểu tiêu đề từ menu Styles trên thanh công cụ (Heading 1, Heading 2, v.v.).

Sau khi đã tạo các tiêu đề, chọn Insert > Table of contents để tạo mục lục tự động dựa trên các tiêu đề đã tạo.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục trong Google Docs

Hợp tác trực tuyến

Google Docs cho phép bạn chia sẻ và hợp tác với người khác một cách dễ dàng. Để chia sẻ tài liệu, nhấn vào nút Share ở góc trên bên phải, nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ và thiết lập quyền truy cập (xem, chỉnh sửa, hoặc nhận xét).

Bạn cũng có thể thêm nhận xét bằng cách chọn văn bản bạn muốn nhận xét, nhấp vào biểu tượng Comment (hình bong bóng lời thoại) và nhập nhận xét của bạn.

Hướng dẫn chi tiết cách chia sẻ file trong Google Docs

Sử dụng tính năng Voice Typing

Tính năng Voice Typing giúp bạn nhập văn bản bằng giọng nói.

Để kích hoạt, chọn Tools > Voice typing, sau đó nhấp vào biểu tượng micro và bắt đầu nói. Google Docs sẽ chuyển giọng nói của bạn thành văn bản.

Sử dụng Add-ons (Tiện ích mở rộng)

Google Docs hỗ trợ nhiều tiện ích mở rộng giúp tăng cường chức năng của tài liệu.

Để tìm và cài đặt tiện ích, chọn Extensions > Add-ons > Get add-ons. Bạn có thể tìm kiếm và cài đặt các tiện ích hữu ích như kiểm tra ngữ pháp, tạo sơ đồ, hoặc tạo biểu mẫu.

Lưu lại lịch sử chỉnh sửa

Google Docs lưu lại lịch sử chỉnh sửa của tài liệu, giúp bạn dễ dàng xem và khôi phục các phiên bản trước.

Để truy cập lịch sử chỉnh sửa, chọn File > Version history > See version history. Bạn có thể đặt tên cho các phiên bản quan trọng để dễ dàng quản lý.

thủ thuật sử dụng google docs - his

Sử dụng Template (Mẫu)

Google Docs cung cấp nhiều mẫu tài liệu có sẵn giúp bạn bắt đầu nhanh chóng với các loại tài liệu khác nhau như báo cáo, thư, sơ yếu lý lịch.

Để sử dụng, chọn File > New > From template và chọn mẫu phù hợp.

thủ thuật sử dụng google docs - template

Sử dụng tính năng Đề xuất chỉnh sửa (Suggesting mode)

Tính năng Đề xuất chỉnh sửa (Suggesting mode) cho phép bạn gửi các đề xuất chỉnh sửa mà không làm thay đổi tài liệu gốc.

Để chuyển sang chế độ Đề xuất, nhấp vào biểu tượng bút chì ở góc trên bên phải và chọn Suggesting. Mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ xuất hiện dưới dạng đề xuất.

Chèn bảng, hình ảnh và biểu đồ

Google Docs cho phép bạn dễ dàng chèn các yếu tố đa phương tiện vào tài liệu.

Để chèn bảng, chọn Insert > Table và chọn số hàng, cột.

Để chèn hình ảnh, chọn Insert > Image và chọn nguồn hình ảnh (tải lên từ máy tính, URL, Drive, v.v.).

Để chèn biểu đồ, chọn Insert > Chart và chọn loại biểu đồ (Column, Line, Pie, v.v.).

Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ trong Google Sheets liên kết.

Sử dụng chế độ offline

Google Docs có thể được sử dụng offline, cho phép bạn làm việc trên tài liệu mà không cần kết nối internet.

Để sử dụng chế độ offline, cài đặt tiện ích Google Docs Offline từ Chrome Web Store. Sau đó, mở Google Docs, chọn Settings (biểu tượng bánh răng) > Offline > bật chế độ Offline. Các thay đổi sẽ tự động đồng bộ khi có kết nối trở lại.

Với những thủ thuật trên, bạn sẽ có thể tận dụng tối đa các tính năng của Google Docs, giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả và tiện lợi hơn. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về bất kỳ thủ thuật nào, đừng ngần ngại hỏi thêm.

Xem thêm: