【Hướng Dẫn】cách tạo drop list trong excel 2016

Trong công việc dân văn phòng hay học tập thì dữ liệu dạng drop list trong excel (danh sách chọn) rất phổ biến và hữu dụng. Hôm nay Tin Học Văn Phòng sẽ cũng bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo drop list trong excel 2016 qua bài viết sau:

Nội dung bài viết

Drop list là gì?

Drop list trong excel 2016 là một menu danh sách dạng xổ xuống, gồm danh sách dữ liệu có thể được chọn để nhập liệu cho 1 ô trong excel.

Từ hình trên ở ô C2 bạn chỉ có thể chọn 3 giá trị là A, hoặc B, hoặc C.

Lợi ích việc tạo Drop list trong excel?

Khi tạo có Drop list sẽ giúp ích rất nhiều cho dân văn phòng về:

Nhập liệu dễ dàng nhanh chóng chính xác
Tránh sai sót do đánh máy, lỗi nhập liệu.
Đảm bảo người dùng nhập giá trị trong 1 danh sách nhất định.
Có thể sử dụng lại ở nhiều ô và bảng tính khác nhau.

Drop list trong excel thường được áp dụng trong:

Học tập: danh sách trường, lớp, xếp loại học sinh…
Văn phòng: danh sách loại nhân viên, xếp loại, phòng ban, chức vụ…
Kế toán: danh sách lãi suất, loại mặt hàng…
…

Một số trường hợp tránh xài Drop list

Khi xài drop list trong công việc học tập các bạn cần tránh:

Danh sách quá dài: gây rối mắt, tốn nhiều thời gian để tìm kiếm.
Danh sách thay đổi liên tục: chỉ nên thêm vào, hạn chế bớt ra
Danh sách ít có khả năng sử dụng: nếu drop list chỉ xài đúng 1 chỗ thì sử dụng drop list tốn nhiều thời gian và không cần thiết.

Cách tạo Drop list trong excel?

Các bước tạo một drop list như sau:

Bước 1: Chọn ô cần tạo drop list
Bước 2: Vào menu Data > Data Validation
Bước 3: Chọn List > Chọn danh sách data cho drop list.
Bước 4: Nhấn Enter > sau đó chọn Ok

Video hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện

Sau khi tạo xong drop list trong excel bạn hoàn toàn có thể sử dụng lại drop list vừa tạo qua các cách sau:

Sử dụng autofill để tạo nhanh nhiều ô dạng drop list trong excel.
Copy/Pass drop list vào ô bạn cần tạo drop list.

Ngoài ra, Nếu bạn có điều kiện thì nên trang bị các máy tính có cấu hình tương đối mạnh để thao tác nhanh, hỗ trợ cho học tập và làm việc hiệu quả nhất. Sau đây là một số dòng laptop phù hợp cho dân văn phòng bạn có thể tham khảo:

Trên đây là bài hướng dẫn về cách tạo drop list trong excel 2016. Hi vọng sẽ hữu ích cho bạn trong công việc và cuộc sống.

Chúc bạn thành công.

Xem thêm: