TIN HỌC VĂN PHÒNG

Autofill trong excel dễ hiểu số 1

Đây là tính năng hàng đầu trong excel giúp bạn nhập liệu cực nhanh và hiệu quả cho bảng tính excel dữ liệu lớn.

Hôm nay Tin Học Văn Phòng sẽ giới thiệu bạn một số cách autofill nhanh khi nhập liệu.

Autofill trong excel
Autofill trong excel

Autofill trong excel cho dãy số giống nhau

Autofill trong excel cho phép bạn điền nhanh một dãy số giống nhau cho một dãy ô theo hàng hoặc theo cột.

Dùng để điền một dãy các ô có giá trị giống nhau, dùng nhập liệu nhanh cho giá trị giới tính, độ tuổi (cùng lớp)…

Cách thức sử dụng autofill trong excel để nhập một dãy số giống nhau:

  • Dùng biểu tượng autofill (dấu +) và chuột trái để điền dữ liệu.
  • Dùng copy giá trị và pass và các cell được chọn.
autofill dãy số giống nhau
Autofill dãy số giống nhau

Autofill trong excel cho dãy số tăng

Autofill trong excel cho phép bạn điền nhanh 1 dãy số tăng theo 1 đơn vị nhất định.

Thường dùng để đánh số thứ tự, nhập nhanh dữ liệu tăng dần liên tiếp.

Autofill dãy số tăng dần
Nhập nhanh 1 dãy số tăng dần

Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy cell bắt đầu có giá trị là 1, và khi autofill trong excel sẽ tăng 1 đơn vị ở vị trí cell kế tiếp (cùng cột B3 = 2, B4= 3 …, cùng hàng C2=2, C3=3…) . Nếu giá trị ở cell bắt đầu là 2 thì cell kế tiếp sẽ là giá trị cell bắt đầu + 1, ta được kết quả là 3 cho cell kế tiếp.

Autofill trong excel cũng cho phép bạn thay đổi giá trị tăng qua khi điền giá trị cho cell kế tiếp.

Autofill trong excel cho dãy số tăng với một đơn vị tăng bất kì
Nhập nhanh một dãy số với đơn vị tăng thay đổi

Từ ví dụ bạn có thể dễ dàng thấy được:

  • Dãy cell tăng trong cùng 1 cột sẽ tăng 3 đơn vị qua mỗi cell kế tiếp nhau.
  • Dãy cell tăng trong cùng 1 hàng sẽ tăng 2 đơn vị qua mỗi cell kế tiếp nhau.
  • Cả 2 cách trên ta đều trải qua 2 bước để autofill dãy số:
    • Bước 1: Sử dụng Shift + chuột trái để chọn 2 cell kề nhau.
    • Bước 2: Sau khi thấy biểu tượng autofill (dấu + ở cạnh đáy cell thứ 2), ấn giữ chuột tráikéo lên danh sách cell mà bạn muốn điền.
  • Cách thay đổi đơn vị tăng qua mỗi cell liên tiếp:
Autofill trong excell - cách xác định đơn vị tăng
Xác định đơn vị tăng

Dựa vào cách xác định đơn vị tăng ở hình trên bạn chỉ cần thay đổi giá trị cell bắt đầu hoặc cell liền kề hoặc cả 2 để có được đơn vị tăng phù hợp.

Ví dụ: Bạn muốn “Đơn vị tăng theo hàng5” thì bạn có thể tăng D3 = 8.

Autofill trong excel cho dãy số giảm

Autofill trong excel cũng cho phép bạn nhập nhanh một danh sách giảm. Trường hợp này ít sử dụng hơn so với trường hợp tăng, nhưng vẫn có sử dụng nên bạn cũng nên xem qua giải pháp bên dưới nhé.

Áp dụng kiến thức vừa học được từ việc “xác định đơn vị tăng” ta sẽ sử dụng cho trường hợp giảm bằng giải pháp đặt giá trị cell bắt đầugiá trị lớn nhất (Max của dãy số) và giá trị ô liền kề = giá trị lớn nhất – đơn vị giảm (giá trị giảm qua mỗi cell mà bạn mong muốn).

Autofill trong excel cho dãy số giảm dần
Autofill trong excel cho dãy số giảm dần

Hình trên cho phép bạn điền nhanh:

  • Theo Hàng

Dãy số giảm dần 10 đơn vị

C3 = 30, D3 = 25, E3 = 20
  • Theo Cột

Dãy số giảm dần 5 đơn vị

B4 = 35, B5 = 30, B6 = 25

Autofill trong excel cho dãy số lặp lại

Autofill trong excel cũng hỗ trợ bạn nhập liệu nhanh một dãy số lặp lại theo 1 quy luật cụ thể (ví dụ 3 số liên tiếp giống nhau).

Đây là trường hợp đặt biệt của autofill trong excel cho dãy số giống nhau nhưng trường hợp này có sự lặp lại của một dãy số nhất định.

Autofill trong excell cho dãy số lặp lại
Autofill trong excell cho dãy số lặp lại

Hình trên bạn sẽ thấy:

  • Hàng lặp lại dãy số (1,4): B2 = 1, C2 = 4, D2 = 1, E2 = 4
  • Cột lặp lại dãy số (1,2,3): B2 = 1,B3 = 2,B4 = 3,B5 = 1,B6 = 2,B7 = 3

Một số lưu ý khi sử dụng autofill trong excel

  • Tính năng này vẫn áp dụng cho cell dữ liệu kiểu ngày tháng
  • Áp dụng được cho cả dãy số âm.
  • Tính năng autofill trong excel có ở hầu hết các phiên bản.

Trên đây là bài hướng dẫn về tính năng autofill trong excel. Hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình nhập liệu vào bảng tính.

Chúc bạn thành công!

Xem thêm: