TIN HỌC VĂN PHÒNG

【Hướng Dẫn】2 Cách tách tên trong Excel

Tách tên trong Excel, tách họ trong Excel, tách họ và tên đệm trong Excel,… Đó là một số trường hợp rất phổ biến khi làm việc với Excel mà dữ liệu của bạn có chứa họ tên.

Các công việc trên có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách 2 cách để thực hiện, đó là: dùng công thứcdùng chức năng Tìm và Thay thế trong Excel.

Các bạn lưu ý:

 + Cách dùng chức năng Tìm và Thay thế: yêu cầu các ô chứa họ tên không được chứa khoảng trắng thừa ở đầu và cuối. Vì vậy, các bạn phải làm thêm bước xóa khoảng trắng thừa nếu không biết ô chứa họ tên có chứa khoảng trắng thừa hay không để đảm bảo các hướng dẫn hoạt động đúng.

 + Cách dùng công thức trong Excel: hoạt động đúng ngay cả khi ô chứa họ tên có khoảng trắng thừa. Nên mình khuyên các bạn nên sử dụng cách dùng công thức để thực hiện.
hướng dẫn tách tên trong excel
hướng dẫn tách tên trong excel

Tách tên trong Excel

Giả sử chúng ta có một cột chứa họ và tên như hình dưới.

Yêu cầu: tách tên từ cột A điền vào cột B

tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel – dữ liệu mẫu

Dùng công thức Excel tách tên ra từ họ tên

Để dùng công thức tách tên trong Excel, các bạn dùng công thức sau:

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(TRIM(A2)," ", REPT(" ", 99)), 99))

Sau đây là các bước thực hiện tách tên trong Excel:

  • Bước 1: Thêm cột có tên là Tên ở cột B.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng công thức – tạo cột mới

  • Bước 2: Điền công thức trên vào ô B2. Các bạn lưu ý, thay tên ô A2 trong công thức thành tên ô chứa họ và tên theo dữ liệu của bạn.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng công thức – nhập công thức

  • Bước 3: Copy công thức ở ô B2 cho các ô còn lại. Các bạn chỉ cần nhấp giữ chuột vào dấu cộng phía dưới góc phải ô B2, sau đó kéo xuống các ô còn lại như hình dưới.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng công thức – copy công thức

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tách tên trong Excel bằng công thức, thật đơn giản phải không nào 🙂 .

Dùng chức năng Tìm và Thay thế để tách tên từ họ tên

Cùng ví dụ như cách trên, chúng ta có một cột họ tên và muốn tách tên ra từ đó, nhưng lần này mình sẽ hướng dẫn các bạn dùng chức năng Tìm và Thay thế trong Excel để thực hiện.

Các bạn lưu ý, cách này được sử dụng khi cột họ tên chứa định dạng chuẩn như là không có khoảng trắng thừa ở trước và sau họ tên.

Để đảm bảo, các bạn hãy làm theo hướng dẫn của bài viết bên dưới để loại bỏ khoảng trắng thừa trước khi thực hiện các bước hướng dẫn tiếp theo.

Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng thừa trong Excel

Các bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn sau để tách tên từ họ tên:

  • Bước 1: Tạo một cột có tên là Tên để chứa tên sau khi tách ra.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng chức năng tìm và thay thế – tạo cột mới

  • Bước 2: Copy nội dung từ cột Họ và tên vào cột Tên.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng chức năng tìm và thay thế – copy nội dung cột

  • Bước 3: Chọn các ô chứa họ tên trong cột Tên -> nhấn phím tắt Ctrl + H để mở hộp thoại Tìm và Thay thế.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng chức năng tìm và thay thế – hộp thoại

  • Bước 4: Trong ô Find what, các bạn nhập dấu * và 1 khoảng trắng (nhấn phím space).
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng chức năng tìm và thay thế – nhập dữ liệu

  • Bước 5: Tiếp theo, các bạn chọn nút Replace All để xóa tất cả họ và tên đệm trong các ô mà các bạn đã chọn trước đó -> chọn OK trong hộp thoại hiện ra.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách tên trong excel dùng chức năng tìm và thay thế – replace all

Tách họ trong Excel

Dùng công thức để tách họ trong Excel

Để tách họ ra từ họ tên, các bạn dùng công thức bên dưới.

=TRIM(LEFT(SUBSTITUTE(TRIM(A2)," ", REPT(" ", 99)), 99))

Các bước thực hiện dùng công thức tách họ trong Excel:

  • Bước 1: Tạo một cột mới có tên là Họ để chứa kết quả sau khi tách.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
tách họ trong excel dùng công thức – thêm cột họ

  • Bước 2: Nhập công thức trên vào ô B2. Các bạn hãy thay tên ô A2 trong công thức bằng ô chứa họ tên mà bạn muốn tách họ ra.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
hướng dẫn cách tách họ trong excel dùng công thức – nhập công thức

  • Bước 3: Áp dụng công thức ở ô B2 cho các ô còn lại trong cột Họ. Các bạn thực hiện bằng cách nhấn giữa chuột vào biểu tượng dấu cộng ở phía dưới góc phải của ô B2, sau đó kéo chuột xuống các ô còn lại như hình dưới.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
tách họ trong excel dùng công thức – copy công thức

Dùng chức năng Tìm và Thay thế để tách họ trong Excel

Các bạn lưu ý, trước khi thực hiện các bước tách họ ra từ họ tên bằng cách dùng chức năng Tìm và Thay thế, các bạn phải đảm bảo các ô chứa họ tên không chứa khoảng trắng thừa phía trước.

Nếu không chắc, các bạn hãy thực hiện bỏ khoảng trắng thừa trước khi thực hiện tách họ để đảm bảo các bước hướng dẫn hoạt động đúng.

Muốn dùng chức năng Tìm và Thay thế để tách họ trong Excel, các bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:

  • Bước 1: Tạo một cột mới dùng để chứa họ sau khi tách.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

  • Bước 2: Copy dữ liệu từ cột chứa họ tên sang cột mới để tiến hành tách họ.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

  • Bước 3: Chọn các ô chứa họ tên trong cột mới, rồi nhấn phím Ctrl + H để mở hộp thoại Tìm và thay thế.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

  • Bước 4: Trong ô Find what, các bạn nhập 1 khoảng trắng (phím space) và dấu sao (*).
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

  • Bước 5: Tiếp theo, các bạn chọn nút Replace All để xóa tên đệm và tên ra khỏi họ tên, chỉ để lại họ là hoàn thành.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

Tách họ và tên đệm ra từ họ tên

Để tách họ và tên đệm ra từ họ tên, các bạn dùng công thức Excel sau:

=LEFT(TRIM(A2),LEN(TRIM(A2))-LEN(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(TRIM(A2)," ", REPT(" ", 99)), 99))))

Các bước sau sẽ hướng dẫn các bạn cách áp dụng công thức trên để tách họ và tên đệm ra từ họ tên.

  • Bước 1: Tạo cột mới để chứa họ và tên đệm sau khi tách.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel
tách họ và tên đệm dùng công thức

  • Bước 2: Nhập công thức trên vào ô B2. Các bạn hãy thay tên ô A2 trong công thức thành ô chứa họ tên mà bạn muốn tách họ và tên đệm ra.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

  • Bước 3: Copy công thức ở ô B2 xuống các ô khác.
tách tên trong excel - tách họ trong excel - tách họ và tên đệm trong excel

Bên trên là hướng dẫn các bạn cách tách tên trong Excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn.

Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: