Phần mềm Office 365 là một dịch vụ đám mây của Microsoft, cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive, SharePoint, Teams và nhiều ứng dụng khác.
Phần mềm Office 365 có nhiều lợi ích, tính năng và cách sử dụng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và gói dịch vụ của người dùng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về phần mềm office 365, bao gồm lợi ích, tính năng và cách sử dụng của nó.
Phần mềm Office 365
Nội dung bài viết
Lợi ích của phần mềm Office 365
Phần mềm Office 365 mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, như sau:
Phần mềm Office 365 cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng văn phòng mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị khác nhau, như máy tính, điện thoại, máy tính bảng… Người dùng chỉ cần có kết nối internet và tài khoản Microsoft để đăng nhập và sử dụng phần mềm office 365.
Phần mềm Office 365 cung cấp cho người dùng dung lượng lưu trữ đám mây lớn, từ 1 TB đến không giới hạn, tùy theo gói dịch vụ. Người dùng có thể lưu trữ, sao lưu, đồng bộ và chia sẻ các tệp tin, dữ liệu, hình ảnh, video… trên đám mây một cách an toàn và tiện lợi.
Phần mềm Office 365 hỗ trợ cho người dùng làm việc nhóm và hợp tác trực tuyến, thông qua các ứng dụng như Teams, SharePoint, OneDrive… Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, bình luận, chia sẻ và cùng nhau làm việc trên cùng một tài liệu, bảng tính, trình chiếu… trong thời gian thực. Người dùng cũng có thể giao tiếp, trò chuyện, gọi video, họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, tệp tin… với các thành viên trong nhóm.
Phần mềm Office 365 cập nhật thường xuyên các phiên bản mới nhất, nâng cao và bổ sung các tính năng, chức năng và bảo mật cho các ứng dụng văn phòng. Người dùng không cần phải mua bản quyền, cài đặt, cập nhật hay nâng cấp phần mềm office 365, mà chỉ cần đăng ký và thanh toán theo tháng hoặc năm.
Phần mềm Office 365 có nhiều gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của người dùng. Người dùng có thể chọn gói dịch vụ cho cá nhân, gia đình, học sinh, sinh viên, giáo viên, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận… với các ứng dụng, dung lượng lưu trữ và giá cả khác nhau.
Tính năng của phần mềm Office 365
Phần mềm Office 365 có nhiều tính năng hấp dẫn và tiện ích cho người dùng, như sau:
Tính năng AI (trí tuệ nhân tạo) giúp người dùng làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn
Tính năng Ideas trong Excel giúp người dùng phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ, bảng pivot, công thức, gợi ý… một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tính năng Designer trong PowerPoint giúp người dùng thiết kế trình chiếu đẹp mắt, chuyên nghiệp và sinh động, với các gợi ý về bố cục, hình ảnh, biểu đồ, biểu tượng, chuyển động, âm thanh…
Tính năng Editor trong Word giúp người dùng viết văn bản chính xác, rõ ràng và sáng tạo, với các gợi ý về ngữ pháp, chính tả, từ vựng, cấu trúc, phong cách, tông màu…
Tính năng Researcher trong Word giúp người dùng tìm kiếm, lọc và trích dẫn các nguồn thông tin đáng tin cậy, liên quan đến chủ đề văn bản, từ các trang web, sách, tạp chí, báo cáo…
Tính năng Dictate trong Word, PowerPoint và Outlook giúp người dùng nhập văn bản bằng giọng nói, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và phương ngữ khác nhau, với khả năng nhận dạng và chuyển đổi chính xác.
Tính năng Translate trong Word, Excel, PowerPoint và Outlook giúp người dùng dịch văn bản, tài liệu, trình chiếu, email… sang nhiều ngôn ngữ khác nhau, với khả năng dịch nghĩa và ngữ cảnh chính xác.
Tính năng MyAnalytics trong Outlook giúp người dùng theo dõi và cải thiện hiệu suất làm việc, với các số liệu về thời gian làm việc, hội họp, email, tương tác, năng lượng, sức khỏe…
Tính năng Cortana trong Outlook giúp người dùng quản lý thời gian và công việc, với các chức năng như lên lịch hẹn, nhắc nhở, gửi email, tìm kiếm thông tin, trả lời câu hỏi… bằng giọng nói hoặc văn bản.
Tính năng bảo mật và tuân thủ giúp người dùng bảo vệ dữ liệu và tài khoản của mình
Tính năng MFA (xác thực đa yếu tố) giúp người dùng xác thực danh tính của mình khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft, bằng cách sử dụng mật khẩu kèm theo một yếu tố khác, như mã OTP, vân tay, khuôn mặt, điện thoại…
Tính năng BitLocker giúp người dùng mã hóa dữ liệu trên ổ đĩa cứng, USB, thẻ nhớ… để ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc đánh cắp dữ liệu.
Tính năng Windows Defender giúp người dùng bảo vệ máy tính khỏi các phần mềm độc hại, virus, malware, ransomware… bằng cách quét, phát hiện, ngăn chặn và xóa các mối đe dọa.
Tính năng Office 365 Security & Compliance Center giúp người dùng quản lý và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý cho dữ liệu và tài khoản của mình, bằng cách sử dụng các công cụ như Data Loss Prevention, eDiscovery, Audit, Retention, Encryption, Sensitivity, Labeling…
Tính năng đồng bộ hóa và chia sẻ giúp người dùng truy cập và cập nhật dữ liệu trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau
Tính năng OneDrive Sync giúp người dùng đồng bộ hóa dữ liệu trên đám mây với dữ liệu trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng… Người dùng có thể truy cập và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, ngay cả khi không có kết nối internet.
Tính năng OneDrive Share giúp người dùng chia sẻ dữ liệu với người khác, bằng cách gửi liên kết, mời tham gia, cấp quyền truy cập, theo dõi hoạt động, nhận phản hồi… Người dùng có thể chia sẻ dữ liệu với người trong hoặc ngoài tổ chức, với các mức độ quyền khác nhau, như xem, chỉnh sửa, tải xuống, tải lên, xóa…
Tính năng Office Mobile Apps giúp người dùng truy cập và sử dụng các ứng dụng văn phòng trên điện thoại, máy tính bảng… Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, lưu, chia sẻ các tài liệu, bảng tính, trình chiếu… trên các thiết bị di động, với giao diện và chức năng tương tự như trên máy tính.
Cách sử dụng phần mềm Office 365
Để sử dụng phần mềm office 365, người dùng cần có một số bước cơ bản sau:
Bước 1: Đăng ký và thanh toán gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình trên trang web của Microsoft.
Người dùng có thể chọn gói dịch vụ cho cá nhân, gia đình, học sinh, sinh viên, giáo viên, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận… với các ứng dụng, dung lượng lưu trữ và giá cả khác nhau.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình trên trang web của Microsoft hoặc trên các ứng dụng văn phòng.
Người dùng cần nhập địa chỉ email và mật khẩu của mình để đăng nhập. Nếu có yêu cầu, người dùng cần xác thực danh tính của mình bằng cách nhập mã OTP, vân tay, khuôn mặt, điện thoại…
Bước 3: Truy cập và sử dụng các ứng dụng văn phòng trên đám mây hoặc trên máy tính.
Người dùng có thể truy cập và sử dụng các ứng dụng văn phòng trực tiếp trên trình duyệt web, hoặc tải về và cài đặt các ứng dụng văn phòng trên máy tính của mình. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa, lưu, chia sẻ các tài liệu, bảng tính, trình chiếu… trên các ứng dụng văn phòng.
Bước 4: Truy cập và sử dụng các ứng dụng văn phòng trên điện thoại, máy tính bảng…
Người dùng có thể tải về và cài đặt các ứng dụng văn phòng trên các thiết bị di động của mình từ các cửa hàng ứng dụng, như Google Play, App Store, Microsoft Store… Người dùng có thể truy cập và sử dụng các ứng dụng văn phòng trên các thiết bị di động, với giao diện và chức năng tương tự như trên máy tính.
Bài viết này đã giới thiệu về phần mềm office 365, bao gồm lợi ích, tính năng và cách sử dụng của nó. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm office 365.
Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
