TIN HỌC VĂN PHÒNG

Email là gì? Cấu trúc một địa chỉ Email?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, e-mail hoặc email là thông tin được lưu trữ trên máy tính được trao đổi giữa hai người dùng qua mạng. Cụ thể hơn, e-mail là một thư mà có thể bao gồm: văn bản, tệp, hình ảnh hoặc các tệp đính kèm khác được gửi qua mạng.

Email là gì? Cấu trúc địa chỉ Email?
Email là gì? Cấu trúc địa chỉ Email?

Năm 1971, Ray Tomlinson là người gửi E-mail đầu tiên. Tomlinson đã gửi e-mail cho chính mình như một email thử nghiệm, chứa văn bản “QWERTYUIOP.” Đến năm 1996, thư điện tử đã được gửi nhiều hơn thư bưu điện.

Cấu trúc một địa chỉ Email ?

Cấu trúc một địa chỉ email
Cấu trúc một địa chỉ e-mail

Phần đầu tiên của tất cả các địa chỉ e-mail, phần trước biểu tượng @, chứa bí danh, người dùng, nhóm hoặc bộ phận của một công ty.
Tiếp theo, chữ “@” là dải phân cách trong địa chỉ email; nó được yêu cầu cho tất cả các địa chỉ e-mail SMTP kể từ khi Ray Tomlinson gửi tin nhắn đầu tiên.
Cuối cùng, “gmail.com” là tên miền của email đang sử dụng là Gmail

Cách để gửi và nhận một e-mail

Chương trình E-mail

Để gửi và nhận thư điện tử, bạn có thể sử dụng chương trình e-mail, còn được gọi là e-mail client, chẳng hạn như Microsoft Outlook hoặc Mozilla Thunderbird. Khi sử dụng email client , một máy chủ lưu trữ và gửi thư sẽ được sử dụng. Máy chủ này thường được lưu trữ bởi ISP có thể là một công ty Internet. Một ứng dụng email cần kết nối với máy chủ để tải xuống e-mail mới, trong khi e-mail được lưu trữ trực tuyến luôn có sẵn cho bất kỳ thiết bị nào kết nối Internet.

E-mail trực tuyến

Một cách khác để gửi và nhận e-mail (là giải pháp phổ biến hơn cho hầu hết mọi người) là dịch vụ e-mail trực tuyến hoặc webmail. Ví dụ như Hotmail (nay là Outlook.com), Gmail và Yahoo Mail. Nhiều dịch vụ e-mail trực tuyến bao gồm cả những dịch vụ miễn phí hoặc có tùy chọn tài khoản miễn phí.

Cách soạn một email

Khi bạn soạn một email, nó sẽ trông giống như cửa sổ dưới đây. Như bạn có thể thấy, một số trường được yêu cầu khi gửi email:

  • Trường To là nơi đặt địa chỉ email của người nhận email.
  • Trường From phải chứa địa chỉ email của bạn.
  • Nếu bạn đang trả lời thư trường To và from sẽ tự động được điền. Nếu đó là thư mới, bạn sẽ cần chỉ định người nhận trong trường To: bằng cách chọn từ danh sách liên hệ của bạn hoặc bằng cách nhập địa chỉ email. Nếu bạn nhập nhiều hơn một địa chỉ e-mail, các địa chỉ nên được tách ra bởi dấu phẩy và khoảng trắng hoặc bằng cách nhấn Tab.
  • Tiêu đề nên bao gồm một vài từ mô tả nội dung của e-mail. Tiêu đề giúp người nhận đoán biết e-mail là email gì, mà không cần mở và đọc toàn bộ e-mail. Trường này là tùy chọn.
  • Trường CC cho phép bạn chỉ định người nhận không phải là địa chỉ trực tiếp (được liệt kê trong trường “To”). Ví dụ: bạn có thể gửi email cho Nam và CC Linh và Quan. Mặc dù e-mail được gửi đến Nam nhưng Linh và Quan cũng nhận được một bản sao và mọi người có thể xem ai đã nhận được e-mail. Trường này là tùy chọn.
  • Trường BCC tương tự như CC, ngoại trừ người nhận là bí mật. Mỗi người nhận BCC sẽ nhận được e-mail, nhưng sẽ không biết những người cùng nhận email giống mình. Trường này là tùy chọn không bắt buộc.
  • Cuối cùng, Message Body là vị trí bạn nhập nội dung thư chính của mình. Nó thường chứa chữ ký của bạn ở phía dưới; Tương tự như một lá thư viết tay. Xem: Cách tạo chữ ký Gmail hoặc Tạo và thêm chữ ký trong outlook

Thế nào là một e-mail hợp lệ

Các quy tắc sau đây làm cho địa chỉ email hợp lệ:

  • Như đã đề cập ở trên một e-mail phải có username theo sau là @, theo sau là tên miền và hậu tố tên miền như. VD: [email protected]
  • Tên email không dài quá 64 ký tự và tên miền không dài quá 254 ký tự
  • Mỗi email chỉ có duy nhất một ký tự @
  • Tên người dùng và địa chỉ email nói chung không thể bắt đầu hoặc kết thúc bằng một khoảng thời gian.
  • E-mail không được có hai hoặc nhiều khoảng thời gian liên tiếp.

Ưu điểm của e-mail so mới gửi mail qua bưu điện

Dưới đây là các lợi thế của e-mail và việc sử dụng e-mail so với gửi mail qua bưu điện.

  • Không tốn tiền ship thư: – Gửi e-mail hầu như miễn phí, ngoài chi phí dịch vụ Internet. Không cần phải mua tem bưu chính để gửi thư.
  • Gửi email đến mọi nơi trên thế thới: E-mail có thể được gửi đến gần như bất cứ nơi nào trên thế giới, đến bất kỳ quốc gia nào.
  • Nhận mail tức thời: – Một e-mail có thể được gửi và nhận ngay lập tức bởi người nhận qua Internet.
  • Tệp đính kèm: Email có thể bao gồm một hoặc nhiều tệp đính kèm, cho phép bạn đính kèm thêm tài liệu, hình ảnh hoặc các tệp khác.
  • Lưu trữ dài hạn: E-mail được lưu trữ điện tử, cho phép lưu trữ thời gian dài.
  • Thân thiện với môi trường : Gửi e-mail không yêu cầu giấy (không giấy), bìa cứng hoặc băng đóng gói, bảo tồn tài nguyên giấy.

Sự khác nhau giữa e-mail clients và webmail là gì?

Cả webmail và email client đều cùng một chức năng chính là cho phép người dùng gửi và nhận e-mail. Tuy nhiên, e-mail client yêu cầu người dùng cài đặt phần mềm trực tiếp vào máy tính; nếu phần mềm không được cài đặt, e-mail có thể không được truy cập. Ngoài ra, e-mail client có thể tốn tiền nhưng an toàn hơn. Webmail thường là một dịch vụ miễn phí, được lưu trữ trên đám mây. Dịch vụ đám mây tự động đồng bộ hóa email của bạn với tất cả các thiết bị của bạn, bao gồm máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.

Email client nào phổ biến nhất hiện nay

Có rất nhiều email client có sẵn cho người dùng hiện nay. Danh sách sau đây chứa một số email client phổ biến nhất và một số trong số này là miễn phí.

Tài liệu nào được gửi trong một e-mail?

Ngoài việc gửi văn bản, e-mail cũng có thể có tệp tin đính kèm. Tệp đính kèm có thể là hình ảnh, file PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, phim hoặc bất kỳ tệp nào được lưu trữ trên máy tính của bạn. Tuy nhiên, do một số vấn đề bảo mật, một số loại tệp không thể đính kèm trực tiếp khi gửi mail. Ví dụ: nhiều công ty chặn các tệp .exe được gửi qua e-mail và sẽ yêu cầu bạn nén tệp thành .zip.

Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp e-mail đều có giới hạn kích thước tệp hoặc chương trình lớn nào được gửi qua e-mail. Bạn có thể sử dụng Google Drive để tải file lớn lên cloud và chia sẻ đường link vào nội dung email. Xem Thêm:

Cách gửi mail đến Tin Học Văn Phòng

Bạn có thắc mắc cần giải đáp bạn vào Liên Hệ hoặc gửi mail đến [email protected] đây là cách để gửi mail đến Tin Học Văn Phòng

Viết “e-mail” hay “email” cái nào đúng nhất

Cả “e-mail” và “email” đều là những từ hợp lệ bạn có thể nói tôi đang soạn một email hay tôi đang soạn một e-mail cả hai đều đúng. Tin Học Văn Phòng chọn sử dụng dấu gạch nối trong “e-mail” vì nó là một danh từ hợp chất được làm từ “điện tử” và “thư”.

Xem video E-mail là gì

video Email là gì

Xem thêm: