TIN HỌC VĂN PHÒNG

3 cách chuyển word sang pdf phổ biến

Mục đích cách chuyển word sang pdf nhằm sử dụng được các đặc tính tối ưu của file dạng pdf như không thể sửa, sử dụng được phổ biến trên các hệ điều hành Window, Linux, Mac OS.

Hầu hết các hệ điều hành đều có sẵn phần mềm đọc pdf hoặc bạn có thể sử dụng các trình duyệt web phổ biến như Chrome, Firefox để đọc pdf.

Ngược lại file word thì phải cần có phần mềm chuyên dụng như office, và thường phần mềm này rất nặng nên sẽ không được cài sẵn.

Ngoài ra khi bạn chuyển word sang pdf sẽ không làm thay đổi định dạng khi gửi mail cho khách hàng, đối tác làm ăn, bạn bè…

Do tính ưu việt nêu trên nên thường các file sau khi soạn thảo định dạng xong xuôi sẽ được chuyển sang pdf để dùng trong trao đổi hay lưu trữ. Như vậy, cách chuyển word sang pdf nào thường được sử dụng rộng rãi nhất?

1. Sử dụng word

  • Ưu điểm: Không cần cài đặt thêm phần mềm nào khác, hơn thế nữa đây là cách chuyển word sang pdf mà không cần internet.
  • Phiên bản word hỗ trợ cách chuyển word sang pdf: Microsoft 365Word 2019Word 2016
  • Các bước trong cách chuyển word sang pdf bằng word 2016:

a)Tạo một file word và lưu với tên cachchuyenwordsangpdf.docx :

ví dụ cách chuyển word sang pdf
ví dụ cách chuyển word sang pdf

b)Vào menu File trên word > chọn Save As và chọn nơi lưu trữ:

cách chuyển word sang pdf hình 1.1
cách chuyển word sang pdf hình 1.1

Sau khi chọn Save As rồi click vào nơi lưu trữ (Desktop như hình trên) một popup hiện lên:

cách chuyển word sang pdf hình 1.2
cách chuyển word sang pdf hình 1.2
  • File name(3): Nơi đặt tên file cho word khi chuyển word sang pdf
  • Save as type(4): Nơi chọn dạng file để lưu trữ, mặc định sẽ dạng word được chọn, nhưng ở trường hợp này dạng file mình cần chọn là pdf.
  • Authors(5): Tên người sáng tác.
  • Save(6): Chọn Save để lưu lại.

Sau khi click Save file cachchuyenwordsangpdf.pdf được tạo ra như bên dưới. Các bạn có thể dễ dàng thấy được ưu điểm của file dạng pdf: đây là dạng copy tất cả định dạng từ file word và phong tỏa lại tài liệu.

Có thể nói dạng pdf là một cách đơn giản và hiệu quả để bảo vệ bằng sáng tác tài liệu của bạn. Hiện tại pdf được mở bằng Foxit Reader – một phần mềm miễn phí tốt được sử dụng phổ biến, bạn có thể tải tại đây.

Ví dụ cách chuyển word sang pdf hình 02
Ví dụ cách chuyển word sang pdf hình 02

c)Ngoài ra còn các options khác mà mình có thể tìm hiểu thêm như Tags, Tilte, Optimize for, Options….

d)Hot key và các cách chuyển word sang pdf khác.

  • F12: Cách di chuyển nhanh đến bước 3 ở ví dụ trên, F12 thay thế cho bước 1, 2 và nơi lưu trữ mặc định là nơi lưu trữ file lần trước phần mềm word đã save, nếu lần đầu tiên mở phần mềm word thì thư mục Document sẽ được chọn.
  • Shift + F12 / Ctrl + s (menu File > Save) : Đây là cách lưu file word đang soạn thảo lần đầu tiên với dạng pdf, sau khi dùng hot key Ctrl + s thì bước thứ 3 được hiện lên.
  • Chọn File > Export : Cách chuyển word sang pdf cho file word đang soạn thảo và cả file đã soạn thảo sẵn, có 2 menu trong Export: Create PDF/XPS Document và Change File Type đều là cách chuyển word sang pdf. Sau khi chọn 1 trong hai cách trên bước 3 ở ví dụ trên sẽ hiện ra.
Cách chuyển word sang pdf hình 1.3
Cách chuyển word sang pdf hình 1.3

2.Cách chuyển word sang pdf bằng phần mềm

a) Phần mềm: Advanced word to pdf converter free là phần mềm miễn phí hỗ trợ chuyển word sang pdf phổ biến và không bị lỗi địa dạng, bạn có thể tải tại đây.

b) Ưu điểm: chuyển đổi nhanh và giữ được định dạng, có thể chuyển đổi mà không cần internet.

c) Cách sử dụng:

Cách chuyển word sang pdf hình 2.1
Cách chuyển word sang pdf hình 2.1
  • Chọn Add File(1): Chọn file word cần chuyển
  • List file cần chuyển(2)
  • Chọn Open (3): Thư mục lưu file pdf sau khi chuyển.
  • Set output file name(4): Đặt tên cho file pdf, mặc định tên file word và tên file pdf như nhau, nhưng mình cũng có thể đặt lại tên mới nếu mình muốn.
  • Convert(5): Bắt đầu quá trình chuyển đổi word sang pdf.

3.Cách chuyển word sang pdf online

a) Ưu điểm: Không cần cài đặt phần mềm, chỉ cần kết nối internet là có thể chuyển word sang pdf.

b) Nhược điểm: Không thể chuyển sang pdf offline.

c) Cách chuyển word sang pdf online:

Vào website pdf online convert , sau đó chọn file word cần chuyển sang pdf, file word sẽ được upload tự động lên website với tên tương ứng.

Sau khi upload xong ta chọn Start conversion để hoàn thành bước cuối trong cách chuyển word sang pdf.

Cách chuyển word sang pdf hình 3.1
Cách chuyển word sang pdf hình 3.1

Website sẽ tự động chuyển đến nơi lưu trữ file pdf đã được chuyển thành công.

Cách chuyển word sang pdf hình 3.2
Cách chuyển word sang pdf hình 3.2
  • Tên file lưu trữ(1) là tên của file pdf.
  • Cloud Upload(2) là nơi button giúp chuyển pdf lên cloud để lưu trữ.
  • Download file as ZIP(3): Download file pdf được nén với dạng zip
  • Download(4): Download file dạng pdf không được nén.

4.Tìm hiểu thêm về loại file Pdf

PDF là dạng file phổ biến được phát triển bởi Adobe Systems từ năm 1993. Cũng giống như word, PDF hỗ trợ văn bản text, hình ảnh, âm thanh và các tài liệu đính kèm khác.

Tuy nhiên việc hiển thị văn bản file PDF không phụ thuộc vào cấu hình máy, hệ điều hành. Trong hầu hết các trường hợp đều hiển thị giống nhau, đây là ưu điểm vượt trội so với file word.

Ngoài ra, file PDF bảo mật hơn, rất khó để sửa lại sao khi tạo ra, chính vì vậy file PDF dần trở thành file sử dụng rộng rãi trên internet.

Đặc biệt trong các tài liệu giao dịch, sách, báo, hợp đồng hay văn bản lưu trữ lâu dài (không hoặc hiếm khi sửa lại).

Để đọc được file dạng PDF trên máy tính cần được cài phần mềm hỗ trợ như Adobe Reader hay Foxit Reader. Ngoài ra để tìm hiểu kĩ hơn về dạng file PDF bạn có thể tham khảo tại đây.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách chuyển word sang pdf khá đầy đủ, hy vọng các bạn có thể hiểu cách chuyển word sang pdf và ứng dụng vào thực tế.

Ngoài bài viết này các bạn có thể tìm hiểu cách chuyển word sang pdf trong tài liệu hướng dẫn sử dụng của Microsoft tại đây

Khi chuyển đổi word sang pdf có bất cứ vấn đề gì thắc mắc thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi tại tinhocvanphong.net